業務改善に役立つツールを用途別で！おさえておきたい選定のポイント

働き方改革やテレワークの浸透により業務改善に取り組む企業が増え、ITツールを活用する企業が増えてきました。

しかし、業務改善のツールは種類が多く、「何をどう選べばいいのかわからない…」などと悩まれることもあるでしょう。

そこで本記事では、業務改善ツールが注目される理由や選び方のポイント、おすすめのツールについても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

業務改善にツールを導入するメリットとは？

業務改善ツールを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、3つのメリットについてまとめました

生産性の向上

業務改善ツールの導入により、単純作業の自動化が可能になります。これまで当然のように行っていた業務であっても、今までのやり方や手順を振り返って分析をすると、無駄な作業や不要な工程が見つかるかもしれません。

さらに、これまで手作業で行っていた作業が自動化されると、​​時間に余裕が生まれて人為的なミスが減りやすくなるため、従業員のパフォーマンスの向上や社内全体の生産性が向上するというメリットが生まれます。

コストの削減

業務改善のためのツールを導入することで、ムダな作業や事務用品などのコスト削減につながるといったメリットがあります。

例えば、これまで紙を使って請求書を作成していた場合、この作業をパソコンを使ってデジタル化することで、印刷代や郵送費が不要となり、作業に必要な事務用品や時間の節約になります。

また、これまで受け取った名刺などの書類をファイリングしていた場合は、ファイルの保管場所の確保が不要になる上、ファイリングをする手間も省くことができます。

サービスなどの品質向上

業務改善によって業務が円滑に進むようになると、プロジェクトの管理などに費やしていた時間が短縮できるため、その分品質向上などの部分に時間をあてることができます。

さらに、品質向上によって顧客満足度の向上なども見込めるでしょう。

従業員のワークライフバランスの向上

ツールの導入によって業務改善が実現すると、労働環境の改善にもつながります。

業務効率化がなされると業務にかける時間が軽減されるため、残業時間の軽減などといった労働環境の改善が期待でき、結果として従業員それぞれのワークライフバランスの向上なども見込めます。

このように、業務改善ツールの導入によって得られるメリットは多くありますが、自社にあったツールを選ばないと、最悪業務改善に失敗する可能性も。

そこで次の項目では、業務改善を目指すためのツール選びのポイントについてまとめました。

関連記事：業務改善とは？基本的なフローと失敗しないためのポイント

押さえておきたい！業務改善ツールを選ぶときのポイント

業務改善ツールを導入する際に、おさえておきたいポイントがいくつかあります。

これから紹介する3つのポイントを参考に、自社にあったツールを選びましょう。

業務改善をしたい領域を明確にする

まずはじめに、自社の現状や課題を把握し、どの業務を効率化したいのかを明確にすることが重要です。

業務改善ツールを使う目的がはっきりしていないと、ツールを使うこと自体が目的になってしまい、課題解決に繋がらない可能性があるため注意が必要です。

また、自社の現状や課題の把握をはじめ、従業員の声をヒアリングしたり細かくタスクを洗い出したりすることで、改善すべきポイントや課題が見出しやすくなります。

このように、ツールの導入によって自社の課題が解決できるのか、業務改善に繋がるのかどうかをよく考えることが大切です。

使いやすいツールか

無駄な業務を自動化したり、非効率な業務を改善したりすることがツール導入の大きな目的です。

そのため、どんなに機能的なツールであっても、使いこなせないとあまり意味がありません。

操作が難しく使いにくい業務改善ツールだと研修が必要になるほか、マニュアルを作成したり何度も使い方を説明する必要が出たりと、逆に時間やコストがかかる場合があります。

ツールの機能が充実しているかどうかを見るのは大切な事ですが、実際に業務改善ツールを使用するシーンや従業員に合わせたものを選ぶようにしましょう。

サポート体制があるか

業務改善ツールを導入した後に、サポート体制が整っているかどうかもツールを選ぶ際のポイント。

ツールは導入するだけではなく、その後も継続して運用を続けるものです。そのため、ツールに関して不明点や不具合が出たときに、丁寧にサポートをしてくれる体制があるのかどうかもチェックをするようにしましょう。

【用途別】業務改善の代表的なツール

業務改善ツールにはどんなものがあるのでしょうか。

ここでは、代表的なツールを目的別にご紹介します。

業務改善ツール①業務管理（タスク・進捗）

業務管理のためのツールは、チームや個人業務の進捗を可視化して、管理しやすくするといった目的があります。タスクの遅れやスケジュールの抜け漏れを見つけやすくなり、トラブル防止にも役立ちます。

ツールによっては、個人が持つタスクを可視化するための「todoリスト」の機能や、業務全体の工程を、全体のスケジュールに照らしながら把握や管理ができる「ガントチャート」機能などが備わっているものもあります。

このように、業務管理のツールといっても、その機能や特徴が数多くあるため、自社が改善したい課題や目的にあっているのかをしっかりと確認しましょう。

業務改善ツール②CRM（営業・顧客管理）

CRMとは、Customer Relationship Management（カスタマーリレーションシップ マネジメント）の略で、日本語では顧客関係管理のことを指します。

利用目的を簡単に説明すると「企業と顧客の関係性を管理するもの」で、顧客と良好な関係を構築し継続できるツールです。

業務改善ツール③コミュニケーション

コミュニケーションツールとは、PCやスマートフォンを介してリアルタイムでコミュニケーションをとることができるツールです。

今まで直接対面をして業務に関する連絡や周知していたものを、デジタルツールを使ったコミュニケーションにすることで、時間や場所を問わずいつでも連絡ができるほか、文字でスムーズなやり取りが可能なので、スピーディーな業務連絡や情報共有が可能になり、業務改善や生産性の向上につながります。

また手軽にやり取りができるのが特徴で、まるで会話をしているかのようなチャットができて、リモートワーク時のコミュニケーションにも大きく役立ちます。

業務改善ツールなら「SONR」が最適！コミュニケーションの活性化に

「SONR」とは、効率的なタスク管理とスムーズな情報共有が実現できるクラウド型の業務改善ツールです。

SONRは、「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に操作が可能。業務を円滑に進めるための機能が充実しているため、業務改善が実現し、生産性が大きく向上します。

SONRの機能・特徴

SONRはコミュニケーションを円滑にし、業務改善に役立つ機能が充実しています。

この項目では、SONRの主な機能や特徴についてまとめました。

テーマごとにボードを作成

SONRは案件やテーマごとにボードが分けられるので、何を軸に話をしているのかが一目瞭然。複数の話題でタイムラインが混乱する心配もありません。

また、自分が関わる案件などは「お気に入り」登録することで、すぐに確認することが可能に。お気に入り登録がされている中に未確認のボードがある場合は、「未確認ボード」に一覧で表示されるため、確認漏れやミスを未然に防ぐことができます。

「共有中」には、社外のユーザーと共有しているディスカッションボードが表示されます。SONRは社内の従業員はもちろん、社外の企業やユーザーともボードを共有することができ、社内と社外で情報をきっちりと整理できるのがポイント。適切に情報の整理ができるため、業務改善に大きく役立ちます。

確認ボタンでフィードの整理

一般的なコミュニケーションツールは、情報が更新されると本当に自分が確認したい情報が流れてしまって見逃してしまう…なんてことはありませんか？

そんな時、SONRなら自分に関係があるディスカッションボードが新着順に表示されるため、新しい書き込みや返信があったものが常にホームに表示されるのが特徴です。

さらにSONRには、情報を確認したら「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示にできる機能が備わっているため、重要な情報が流されずに、ワンクリックでフィードの整理をすることが可能。確認の「抜け・漏れ」を防いで、業務改善を実現することができます！

共有カレンダーでスケジュール管理

SONRにはカレンダー機能が備わっているため、他のカレンダーツールを利用する必要はありません。個人のスケジュール確認はもちろん、従業員同士のスケジュール確認や共有が手軽にできます。

またカレンダーには予定を細かく登録することができます。例えば打ち合わせの予定がある場合、日時の登録はもちろん、内容や場所、その予定に関するメモの登録が可能。また予定の10分前などに通知を飛ばすように設定ができるため、忙しい方でも予定を忘れてしまうリスクを減らすことができます。

さらにSONRのカレンダーは、Googleカレンダーと連携できるため、普段よくGoogleカレンダーを利用する方はGoogleカレンダーと行ったり来たりする必要がなくなるのが嬉しいポイント。

業務改善を実現するならコミュニケーションツール「SONR」にお任せ！

全国の中小企業1000社以上での導入実績がある「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務改善・効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

さらに、中小企業が導入しやすいコスト、導入の訪問サポートやオンラインサポートなども充実していますので、ぜひお気軽にご相談ください。