業務改善の失敗事例3選！業務改善がうまくいかない原因とその解決策

近年、業務改善による生産性の向上を目指す企業が増えています。

しかし、業務改善に取り組んだものの「思ったような成果が出なかった…」と、失敗に悩む企業も多いのではないでしょうか。

業務改善の取り組みには、業務プロセスの可視化やITツールの選択などとやるべき事が多くあるため、自社の課題や現状に合わせて適切に行うことが重要です。

そこで本記事では、業務改善が失敗する原因とその解決策や、失敗しないためのポイントなどについてまとめました。

業務改善に失敗する原因とその解決策

業務改善を成功させるために、まずは失敗の原因になるであろう4つの要素から見ていきましょう。

ここでは業務改善に失敗する原因についてまとめました。

失敗の原因①：業務改善の目標の設定が適切にできていない

業務改善に取り組む際は、まず最初に現場の現状を把握することから始めます。そして、業務内容を可視化することで問題点の洗い出しを行い、それに対して目標を設定するという流れが基本です。

ただ、その際に「目標設定」が甘いと業務改善への取り組みが曖昧になってしまい、最悪失敗してしまう可能性があります。

そのため目標の設定は、第3者からみても具体的かつ理解しやすく、達成すべきことも明確になるようにすることが重要です。

具体的には、目標は抽象的な表現でなく、できる限り「具体的」にし、定量的な設定にするのがポイント。測定可能な目標を設定することで、より精度の高い振り返りができ、達成度合いが把握しやすくなるというメリットがあります。

失敗の原因②：業務内容の可視化や問題点の洗い出しが甘い

先述したように、業務改善の失敗を避けて成功させるためには、適切な目標設定のほか「業務内容の可視化」や「問題点の洗い出し」が重要になります。

業務内容の可視化によって洗い出した課題や問題点を、一つひとつ改善していくことが企業を成長へ導きます。

ただ、業務内容の可視化を手動で行なってしまうと、業務プロセスの把握やタスクの洗い出しなどに時間と手間がかかってしまうため、業務改善をするためにその作業に手間暇をかけるのは本末転倒と言えます。

そのため、業務内容の可視化にはITツールの活用が便利です。そうすることで、従業員がどのような業務にどれくらい時間を費やしているのかが可視化でき、業務の改善につながりやすくなります。

失敗の原因③：ITツール導入後に現場へ丸投げ

よくある失敗として、業務改善のためにITツールを導入したものの社内で活用されない・定着しないといったケースが挙げられます。

これは、自社のツール担当者が現場や業務の全体像を把握していない場合や、ツールの導入をする背景やその目的、得られるメリットなどの周知が不十分だった場合でも、社内でのツールの定着が進まない要因となります。

解決策としては、ツール販売元が提供するマニュアルだけでなく、自社や業務内容にあったツールの使用方法を記載したマニュアルを作成し、現場へ展開する方法も効果的です。

また、現場へのマニュアル展開とあわせて、ツールを導入する目的やそのメリットを周知することでツールが現場に定着しやすくなります。

失敗の原因④：業務改善の内容やその目的が従業員に伝わっていない

業務改善に取り組む前に、その目的や得られるメリットなどについて従業員に十分に説明し、浸透させることが非常に重要です。

業務改善の目的や得られるメリットなどを浸透させるためには、一方的にそれを説くだけでなく、現場の声に耳をかたむけて、業務内容の課題点や事情について理解を深め、従業員と一緒になって考えた上で行動することが大切です。

具体的には、従業員との対話やコミュニケーションを深めることで情報の共有が活発になり、業務改善の目的や内容の浸透もスムーズになります。

例えば、部下にITツールを活用した仕事をお願いする場合、「良いITツールを導入したので、手書きの仕事をデジタル化しませんか？今まで時間をかけていた作業が10分で終わります。私が手伝うので一緒に進めていきましょう。」という風に、業務改善が円滑に進むプロセスを築きつつメリットを伝えて、信頼関係を構築しながら取り組みを進めていくことが大切です。

関連記事：業務改善とは？基本的なフローと失敗しないためのポイント

よくある業務改善の失敗事例3選

ここでは企業が業務改善に失敗してしまう、よくあるケースについてまとめました。

失敗事例①：業務改善によって現場への負担が増えた

業務改善には、さまざまな業務を効率化させる目的があります。

しかし実際には、すでに慣れている仕事のやり方から新たな方法に変えることが負担となり、業務改善の成果が得られず失敗するというケースも。

具体例としては業務のデジタル化があり、今まで手作業で行っていた業務をデジタル化するとなると、新しくツールの使い方を覚える必要があるほか、デジタルに苦手意識がある従業員だと、デジタル機器を操作するスキルが低い場合が多く、ツールを活用した業務改善がなかなか定着しないといった可能性があります。

またこうした問題が一度生じてしまうと、人によってはITツールに対して苦手意識が芽生えてしまい、せっかく導入したツールを使ってくれない、あるいは使う機会が減ってしまうなど、導入自体が失敗となるケースも考えられます。

失敗事例②：業務改善のツールの選択ミス

業務改善の手段としてITツールの導入がありますが、ITツールにはさまざまな種類があるためどれを選んだらよいのか判断がしづらく、自社にあったツールを適切に選ぶことが難しく感じる企業も少なくありません。

また、他社が使っている有名なツールだとしても、他社とは業務内容や課題は異なるため、有名なツールが自社に合っているかどうかはしっかりと確認する必要があります。

「有名なツールだから」「ツールの販売者におすすめされたから」といった理由でツールを選んでしまうと、ツールを導入しただけで業務に定着せず、業務効率化に失敗するという悪い結果につながる場合があります。

失敗事例③：リモートワークの導入による失敗

業務改善の取り組みとしてリモートワークを導入すると、場所や時間にとらわれずに仕事ができるため従業員の満足度が向上したり、勤務地の制限がないため地方や海外からでも優秀な人材が確保できたりと、さまざまな利点を得ることができます。

しかしリモートワークにはこのような利点がある反面、気軽に話しかけたり相談をしたりする機会が減るため、コミュニケーション不足になりやすいほか、情報共有に手間がかかるなどの問題が生じやすくなります。

また、リモートワークはオフィスで勤務を行わないため、仕事に対する姿勢や稼働状況などがわかりにくくなるというデメリットが挙げられます。そのため、それに対する対策をとることが必要になります。

業務改善に失敗しないためのポイント

業務改善に失敗しないためには、ここで紹介する3つのポイントを抑えることで成功しやすくなります。

目標や目的の明確化が業務改善成功への鍵

業務改善のために目標を設定する際は、なるべく定量的な目標設定にするのがポイント。

業務改善の結果や成果を数値化して記録することで、前月や前年と比較して何がどう変わって、どの程度成果があったのかが把握しやすくなります。

具体的な定量目標は次の通り。

• テレアポやメルアポで1ヶ月で10件の商談を獲得する
• 残業を月◯時間以内に抑える

このように、具体的に数値で表現することで、誰が見ても目標が達成できたのか、あるいはできていないのかが明確にわかります。

自社にあったITツールの選定

ITツールにはさまざまな種類が存在し、それぞれ用途や機能面などの特徴が異なります。

ITツールを導入する際には、次のポイントを確認して自社に合っているかどうかをしっかりと確認するようにしましょう。

• 自社の業種や利用目的にあったツールか
• 誰でも使いやすいか
• 予算の範囲内で導入できるか
• ツールのサポートの有無

導入したツールと改善したい業務の内容の相性が合わなければ、思ったような効果を得ることが難しくなるのは明らか。最悪、業務改善に失敗してしまうリスクが高まるため、自社にあったITツールを導入するようにしましょう。

コミュニケーションを活性化させる

業務改善の失敗を避けて成功に導くためには、上司や同僚とのコミュニケーションが欠かせません。従業員同士のコミュニケーションが活発に行われることで、情報の共有が頻繁に行われ、問題解決のためのアイデアなどの発言が行いやすい雰囲気になります。

また、職場でのコミュニケーションの活性化は円滑な人間関係を築き、業務改善に対しても良い影響をもたらします。

そのためまずは、業務改善のためにチームでのコミュニケーションを活性化させることから始めてみてはいかがでしょうか。

業務改善の失敗を避けるために「SONR」を活用してコミュニケーションを活性化させよう！

コミュニケーションを活性化させるなら、「SONR（ソナー）」の利用がおすすめです。

SONRは一つひとつの話題に集中できるように設計されており、社内で起こる問題点や出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

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