できる人の仕事の進め方って？ 効率のよい仕事をするための4つのポイント
せっかく仕事をするなら、効率のよい仕事の進め方をしたいですよね。
「仕事が遅いと言われてしまった」「仕事の段取りをどうすればよいか分からない」などといった悩みを抱える人は少なくありません。
段取りよく仕事を進められると、周囲からは「仕事ができる人」という評価が高まることも。
正しい仕事の進め方は、ビジネスパーソンにとってぜひ習得したいスキルです。
この記事では、仕事の進め方の基本から、より効率的な仕事の進め方をするためのポイントまでを解説いたします。
目次
仕事の進め方の基本
まず仕事を進める上で、大切なのは自分が関わるその仕事の全体像を把握する事。
全体像を把握することで、仕事や目標を達成するために自分は何をするべきか、何が必要であるかを具体的に考えていきます。
そこからスケジュールや段取りを考え、やることをリストアップして仕事を進めていくことに。これが仕事の進め方の基本となります。
これはどんな業種、職種に関わらず仕事をしている人に当てはまることといえるでしょう。
仕事の進め方に悩むケースとは？
入社した当時や、新しい職に就いたときは目の前の業務をこなすことで精一杯ですが、時間が経ち、業務に慣れてきたころに色んな壁が立ちはだかってきます。
そこでよく耳にするのが、「仕事の進め方が分からない」という悩み。
人はどういった状況から、仕事の進め方が分からなくなってしまうのかを解説していきたいと思います。
仕事の優先順位がつけられない
仕事には事務作業から顧客対応、社内での連携など色んな種類ものもがあります。
抱えている仕事の量が多くなってくると、「何から手をつければよいかわからない…」と仕事の優先順位がしっかりつけられない状況に陥りがちです。つい慣れた簡単な仕事から進めて、苦手意識のあるものは後回しにしてしまうなんてことも。
これでは順序を立てて仕事を上手く進めていくことができません。
突発的な仕事の対応に困惑する
仕事をしていると色んな人との関わりが増えていきます。
部下や上司はもちろん、仕事を進める上で責任者や他部署に確認を取るような場面も。
さらに顧客や取引先など関係者が多くなってくると、予期せぬ仕事が発生することも起こりえるでしょう。
こうして仕事の進め方が複雑になっていけばいくほど、目の前の対応に追われて全体像を見失いがちになってしまいます。
結果、今自分がどのようなプロセスで仕事を進めているのかが分からなくなってしまいます。
期限までに仕事が終わらない
チームで仕事をする場合、あるいは多くの仕事を抱えている場合、一つのタスクの完了が遅れるとほかのタスクに影響し、全体のスケジュールがさらに遅れてしまうという事態は、どんな職場でも起こりえることです。
自分で立てた計画通りに進められず、締切を守れないと仕事へストレスを感じる原因に。
このストレスから仕事へのモチベーションが下がってしまい、さらに仕事が遅れてしまう…なんてことも。これでは悪循環に陥る一方です。
仕事の進め方を間違えた手順で行っていると、一向に仕事がうまく進みません。
効率のよい仕事の進め方ができる4つのポイント
仕事の進め方が上手い人は段取りがよく、「仕事ができる人」と言われます。
ビジネスマンにとって、仕事の進め方を身に付けることは大切なことと言えるでしょう。
段取りよく仕事を進めることで些細なミスやトラブルを避けることができ、また期限を過ぎることなく質の高い仕事を完遂することができます。
ここではぜひ知っておきたい、効率のよい仕事の進め方のポイントをご紹介します。
ポイント①：仕事の目標・目的を明確にする
仕事ができる人は、仕事においての明確な目標・目的を把握しています。
例えば、「お客様の満足度を上げる」「今月の売上目標を達成する」など、目標や目的があることで仕事に対するモチベーションも上がります。
逆に目的がなく目先の仕事をなんとなく行っていると、ダラダラと無駄な時間を過ごしてしまう結果に。
達成するべきゴール地点をはっきりさせることで、計画や準備するべきことも見えやすくなってくるでしょう。
ポイント②：タスクをリストアップする
仕事の目的が明確になれば、次にするべきことはタスクリスト作り。
やるべきことをすべてリストアップし、全体像を把握して仕事に優先順位をつけていきます。優先順位は期限の近さや業務の多さ、複雑さからなどを判断基準にしましょう。
仕事が増えていくと仕事の進め方を見失いがちですが、リストアップしておくと自分が抱えている仕事が可視化できるため、今やるべきことが分かりやすくなって頭の中も整理ができます。
ポイント③：期限を確認して計画を立てる
どんな仕事にもいつまでに済ませなければならない「期日」があります。
期日を守らなければ、他の仕事にも影響してプロジェクト自体が遅れるほか、同僚やクライアントに迷惑を掛けてしまう恐れも。
この期日を守るために、スケジュールを逆算して、いつまでに何を終わらせておくべきかを自分の中で決めておきましょう。
そのためには、タスクごとにどれだけ時間がかかるか把握しておくことも大事です。余裕のあるスケジュールを組むことで、ペースを乱すことなく落ち着いて仕事を進めることができます。
ポイント④：ツールを利用して管理する
タスクやスケジュールなどは手帳やメモに書いておくのも良いですが、クラウド上で管理すると会社のパソコン、テレワーク中の自宅のパソコン、出先のスマホなどどこからでもすぐ確認することができて便利です。
また仕事仲間との情報共有もしやすくなり、報告・連絡・相談もスムーズに。
弊社のコミュニケーションツール「SONR」の過去記事、「仕事が捗るタスク管理とスケジュール管理術」も参考にしてみてください。
効率的な仕事の進め方をするならコミュニケーションツール「SONR」の活用がおすすめ
社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。
SONRでは、投稿を自分用に保存するメモ機能があります。
大事な投稿や備忘録として保存しておきたいものなどはメモ機能を使うことで、常に画面に出しておくことが可能です。
またSONRは「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にブラウザや専用アプリから投稿の確認、コメントの返信、予定の確認などができる様になっています。
さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。
タスク管理ツール「SONR」の導入事例
工事現場のリアルタイムな進捗情報を共有することで、伝達が簡略化されロスが削減されたシーファイブ様。社内、外部含めて一つのプロジェクトに携わるすべての人が最新情報を共有しているので、連携がスピーディーに。
詳しくはこちら
各店舗が遠隔にあり、連絡ツールもバラバラだったため情報にタイムラグがあった山のせ様では、スケジュールやクレーム報告、各プロジェクトの情報など様々な情報共有をSONR上で行うことで生産性が向上しました。
詳しくはこちら
連絡ツールはメッセージアプリを使用していた水野染工場様。社員全員がタブレットを持ち、情報を共有することで、会社の価値観や理念も浸透。社員が同じ方向を向くことで生産性もアップしました。
詳しくはこちら
