業務効率化を図る

テレワークをきっかけに業務を見直す動きが広がっています。この機会に無駄な仕事をなくし、業務の改善や効率化を図る企業も多いのではないでしょうか。

今回は業務効率化に取り組む際に抑えておきたいポイントや事例をご紹介いたします。

業務効率化を図るとはどういうことか

業務効率化の目的は大きく分けて3種類あります。
・今ある業務の時間や費用の無駄を削減すること
・企業リソースの偏りをなくすこと
・負荷の高い業務を改善すること

まず業務時間や費用の無駄を削減することは生産性向上に繋がります。生産性向上とはより少ないコストで今まで以上の成果を得ることなので、業務効率化は生産性向上にとって重要な施策と言えます。

また、業務改善によって削減した時間や費用で新しい事業にも取り組みやすくなります。企業の経済成長や市場開拓に必要不可欠なイノベーションを生むためにも、従来の業務を効率化していくことは必要不可欠です。

働き方改革にも業務効率化は効果的です。無駄な業務をなくし残業時間の短縮や有給休暇の消化率向上がしやすくなるほか、負荷の高い業務のフローを見直したり適切なリソースを投下することで労働環境の改善も期待できます。働きやすい職場づくりが実現すると定着率も高くなり、人手不足解消にも一役を買うことでしょう。

業務効率化の事例

実際に業務効率化を図るにはどのような手法があるのでしょうか。事例を見ていきましょう。

会議を見直す

会議をすることだけが決まっていて中身がない、形骸化している会議はありませんか？こういった会議があると参加者は「会議はやるだけ無駄」と考えるようになり、ますます生産性のない会議になるという悪循環に陥ります。

また、会議は開催されている時間以外にも出席者のスケジュール調整、会議資料の作成、議事録の作成・共有など、準備や調整に多くの時間が取られます。参加者が多くなるほど開催時間も長くなり、事前の調整に労力を要します。

その会議が本当に必要な会議なのか、参加者は適切なのかをチェックすると良いでしょう。

・本当に必要な会議か

同じような会議はありませんか。一つに纏められないか検討してみて、纏められるものは纏めてしまうと無駄が省けます。特に曜日ごとに会議があって、参加者も似たメンバーの場合は内容を見直してみると良さそうです。

また、毎回進捗報告だけで他の議題が特にない場合は思い切って情報共有ツールやタスク管理ツールを導入することで、会議をなくすこともできます。朝礼を社内コミュニケーションツールに置き換えることで毎日10分の時間を削減した事例もあります。

・参加者が適切か

とりあえずメンバーに入っているが業務にあまり関係がないため議論に参加できない経験はありませんか。参加している時間は他の業務ができなくなるため、後で議事録を共有してもらうだけでも十分な会議かどうかを見極めることが重要です。

一方で、本来は関わりの深いメンバーなのに会議に参加していないケースもあります。会議で決まった後で「これどうなっているんですか？」と指摘があると二度手間になり無駄が起きるので、必要なメンバーをしっかり把握する必要があります。

業務のフローを見直す

個人の業務だけではなく部署や会社全体の業務を洗い出すことで全体の業務を把握できます。
全体で見てみると一見無駄そうなのに実は重要なタスクだったり、あるいは業務が個々で最適化されていてムラになっていたりする場合があります。

特にその業務を始めてから時間が経っているものは一度見直してみると、改善点が見つかるかもしれません。

・分業化と一本化

今までひとりでやっていた業務の中で切り分けられるものを分業化し、担当者がひとつの業務に集中できるようにすることで効率化を図ることができます。例えば関係各所を調整し、データを入力、資料を作成して、プレゼンするという業務があるとします。これをそれぞれのタスクに分けて得意な担当者に割り振ることで、所要時間が削減した事例があります。

また、複数の業務を一つに纏めることも検討してみましょう。他の人に引き継ぐよりも自分でやったほうが早いと思ったことはありませんか。日報と週報は一つで良いかもしれません。分けることで効率的になるのか、分けたほうが負担が増えるのかがポイントになります。

・自動化する

フォーマットの決まったデータ入力や抽出、同じ手順で繰り返す作業などは、人間の手でやるよりもロボットのほうが速くて正確です。

EXCELのマクロ機能やオートメーションツールなどを活用し、作業を肩代わりさせることで、大幅な効率アップが見込めます。特にバックオフィス業務を自動化するRPAは近年注目を集めています。

・アウトソーシングする

業務の中には自社でやるよりもアウトソーシングで外部に委託するほうが効率的になる場合があります。
従業員により生産性の高い業務に集中してもらうため、その他の業務を社外に出すという考え方です。

優先度の低い単純なタスクのほか、社内での発生頻度が低いが専門性を問われる業務などが適しています。
例えば会社の規模によっては労務管理や経理は外注のほうがコスト削減できるケースがあります。

しっかり社内の業務を洗い出した上で社内でやるべきか、外に出したほうが良いかを見極めましょう。

・情報を共有する

情報共有ツールなどで部署を跨いで情報やデータを共有することで、各自が持つノウハウを会社の財産に変えることができます。他のメンバーがどうやって業務に取り組んでいるかを知ることで、各自が自身の業務に活かせるようになり業務を効率化していきやすくなります。

例えば営業成績の良いメンバーのプレゼン資料を参考にする、クレーム対応のノウハウを蓄積しミスしやすいポイントを認識する、業務改善例を共有しそれぞれの部署からフィードバックをもらう、といった事例があります。

また、複数のチームで連携が取れていなくて、それぞれが同じ課題の解決に取り組んでいて無駄になった、という経験はありませんか。
これもそれぞれが今何に取り組んでいるのか、情報を共有していると防ぐことができます。

社内で車輪の再発明をするのではなく、改善例を共有して業務効率化を図ることで、より良い業務に繋がります。