仕事におけるコミュニケーションの目的とは？円滑に行うメリットと必要なスキルも紹介

ビジネスにおいて、コミュニケーションを円滑に図る最大の目的は業務の効率化です。

とはいえ「なぜ、円滑なコミュニケーションが業務の効率化に繋がるのか」ということを具体的に理解していなければ、実践に移すことは難しいでしょう。

そこで本記事では、日々の業務の観点で見た「コミュニケーションを図る目的」について紹介していきます。

また、円滑なコミュニケーションがもたらすメリットや必要なスキルなども合わせて解説しているので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスで円滑なコミュニケーションを図る目的とは？

仕事において円滑なコミュニケーションを図る目的は多岐にわたりますが、ここでは、業務効率化や組織力向上を目指す上で欠かせない次の3つに絞って解説していきます。

• 迅速かつ正確な情報共有
• 認識のすり合わせ
• 風通しの良い職場づくり

目的①迅速かつ正確な情報共有

情報共有は、職種に関係なく日頃の業務で頻繁に行うものであり、仕事の質に直結するほど重要なやりとりです。

そんな情報共有を迅速かつ正確に行うためには、円滑なコミュニケーションが重要とされています。

例えば、メンバー全員が最新の情報を把握できれば、プロジェクトの進行がスムーズになったり、チーム間の連携が強化されるようになるでしょう。また、情報の透明性が保たれることで、信頼関係が築かれ、組織全体のモチベーション向上や生産拡大の促進にも寄与します。

しかし、情報共有は日常的に行われるため、「これくらい伝えなくても分かるだろう」など、いい加減になることもあるかもしれません。

そうならないためにも、日頃からコミュニケーションを図ることは、情報の共有漏れを少しでも減少させるために必要だと言えるのです。

目的②認識のすり合わせ

認識を擦り合わせるためにも、円滑なコミュニケーションが求められます。

というのも、情報の共有だけではなく、メンバー間の認識が一致していなければ仕事は円滑に進まないからです。特にプロジェクトやチームでの協働作業においては、全員が同じ認識を持つことが不可欠でしょう。

認識を擦り合わせることは、単なる情報共有にとどまらず、考え方や価値観、コンセプトを共有することを意味し、これによりメンバー同士が同じ方向を向いて仕事を進めることができるのです。

なお、認識のずれを解消するためには、その場ですぐに意思疎通ができる会話が最適ではありますが、状況や関係性によってはチャットなどのツールを用いることも有効です。

目的③風通しの良い職場作り

風通しの良い職場を作るためにも、円滑なコミュニケーションが必要です。風通しの良い職場とは、上下関係がフラットで、従業員全員が発言しやすく自由な雰囲気がある環境を指します。

例えば、日常的な挨拶や雑談も重要なビジネスコミュニケーションの一部としているなど、多様なコミュニケーションを通じて良好な人間関係を築こうという意識を持つようにしてみましょう。

それだけでも、距離を縮めたり、相手のことを知るきっかけとなり、結果的にチームワークの向上と業務の円滑化が期待できます。

また、そうすることで風通しの良い社風が形成され、職場の雰囲気が改善されるため、社員は働きやすくなり、さらに業務の効率化や組織力の向上に繋がるでしょう。

ビジネスにおけるコミュニケーション力を強化するメリット

ビジネスのコミュニケーションに力を入れることには、ビジネスマンとして嬉しいメリットがあります。業務の効率化にも関わってくるので、どのようなメリットがあるのか確認しておきましょう。

信頼感や安心感に繋がる

ビジネスにおいてコミュニケーション力が高い人は、相手に信頼感や安心感を与えることができます。

例えば、自社の商品やサービスの魅力をしっかりと伝え、顧客の要望に的確に応える営業担当者はその典型です。

「この人なら信頼できる」という感覚は、コミュニケーションを通じて築かれるもの。しかし、ビジネスコミュニケーション力とは単に話す能力が優れていることだけを意味しません。

実際の営業場面では、話術だけが巧みな人はかえって警戒されることがあります。本当に信頼感や安心感を与えるためには、相手の話に親身になって耳を傾け、理解し、求められる情報を的確に提供することが重要なのです。

これは営業に限らず、社内でのやりとりにも言えることです。優れたコミュニケーションが取れる人は相手の話を傾聴し、相手が何を求めているのかを把握した上で、それに応じた対応ができるため、周りから頼られたり、会社にとっても必要不可欠な存在となることができるでしょう。

人脈が広がる

ビジネスコミュニケーション力を身につけることは、多くの人と繋がるための重要な手段となります。

というのも、社内外に広がる人脈は、仕事を進める上で非常に有力な武器であり、情報が欲しい時や協力を求める時などに非常に役立つからです。

例えば、他部門との協働が求められるプロジェクトでは、迅速で的確な情報共有が求められます。

この時、日頃から良好なコミュニケーションを築いていれば、スムーズに協力を得ることができたり、自分では思いつかないようなアイディアに触れたりするなど、プロジェクトの円滑な進行やクオリティの向上に繋がるのです。

このように、ビジネスコミュニケーション力を高めることは、人脈を広げ、多様な情報や価値観に触れるための鍵となります。そのため、どの職種においても、このスキルを磨くことが、成功への近道となるでしょう。

ビジネスにおけるコミュニケーションの目的を達成するために求められるスキル

ここまでの章で、ビジネスでコミュニケーションを図ることの重要さを解説しましたが、具体的にどのようなスキルをつければ良いのでしょうか。ここではビジネスマンなら身につけておきたいコミュニケーションスキルを紹介します。

伝える力

ビジネスコミュニケーションにおいて「伝える力」は非常に重要なスキルです。

「伝える力」とは、単に情報を伝えるだけでなく、相手に興味を持ってもらい、納得させる力でもあります。

例えば、話を論理的に組み立てるためには、最初に結論を述べ、その後に理由を示すという方法が効果的です。この時、理由を複数挙げるとさらに話に説得力が増します。

また、専門的な内容をわかりやすく伝えるために、日常的な例えを使うことも有効です。これにより、相手に興味を持たせ、こちらが伝えたいことの理解を深めることができます。

さらに、必要な情報を伝えるだけではなく、相手の理解度を確認しながら、伝え方を調整することも大切です。

相手が既に持っている情報や認識を踏まえた上で伝え方を工夫すれば、一方的な押し付けとならず、効果的なコミュニケーションが可能となります。

このように、ビジネスコミュニケーションにおける「伝える力」は、多面的なスキルを要します。論理的な構成、適切な例えの使用、相手の背景を考慮した伝え方など、様々な要素を組み合わせることで、効果的なコミュニケーションが実現します。その結果として、情報が正確に伝わり、相互理解が深まり、ビジネスの円滑な進行に繋がるのです。

理解する力

ビジネスコミュニケーションにおいて「理解力」は非常に重要なスキルです。情報を受け取る側として、会話を引き出し、その内容を深く理解することは、円滑なコミュニケーションの基盤となります。

また、相手が話しやすい雰囲気を作ることや、真意を理解するために積極的に質問をすることも、効果的なコミュニケーションの一環です。相手が本当に伝えたいことを正確に受け取るためには、自分の理解度を示し、理解できない部分について質問を重ねることが大切です。

つまり、ビジネスコミュニケーションにおける「理解力」は、相手の話を正確に理解し、効果的に引き出すための重要な要素と言えるでしょう。

質問する力

ビジネスコミュニケーションにおいて「質問する力」も非常に重要なスキルです。

話を聞く際に適切なタイミングで質問を挟むことで、話の内容をより深く掘り下げ、理解を深めることができます。このスキルを磨くことで、会話を円滑に進めるだけでなく、コミュニケーションの質を向上させることができるでしょう。

質問には「クローズドクエスチョン」と「オープンクエスチョン」の2種類があり、状況に応じて使い分けましょう。

・クローズドクエスチョン

「はい」か「いいえ」で答えられる質問で、具体的な情報を確定するために用いられます。

例えば、「作成依頼しているドキュメントは、今週末までに完成しますか？」や「会議の開始時間は15時ですか？」といった質問です。

このタイプの質問は明確な答えを得るのに適していますが、会話が広がりにくいというデメリットもあります。

・オープンクエスチョン

相手が自由に回答できる質問で、より深い理解を得るために使われます。

例えば、「この資料についてどう思いますか？」や「今日の会議を振り返って、重要なポイントは何だったと思いますか？」といった質問です。

オープンクエスチョンは、相手の考えや意見を引き出すのに適しており、会話を広げる効果がありますが、具体的な答えを得るのに時間がかかる場合もあります。

このように、明確な答えが必要な時にはクローズドクエスチョンを、より深い理解や意見を求める時にはオープンクエスチョンを使い、会話を円滑に進めることで相互理解を深めていきましょう。

非言語コミュニケーション力

非言語コミュニケーションとは、言葉を使わずに行われるコミュニケーションのこと。人がコミュニケーションをとる際には、話すことや書くことだけでなく、顔の表情、声のトーン、視線、ジェスチャーなど、さまざまな非言語の情報が重要な役割を果たしています。

例えば、笑顔やうなずきといった表情や動作は、相手に話しやすい雰囲気を作り出すために非常に有効でしょう。自分の真意を効果的に伝える手段であるだけでなく、相手の真意を読み取る際にも大いに役立ちます。

この非言語コミュニケーションの能力を高めるためには、日々の生活の中で表現力や観察力を意識し、実践することがポイントです。

そしてこうしたスキルを身につけることで、ビジネスコミュニケーションの質が向上し、より良い職場環境を築くことができるでしょう。

このように、日頃の仕事において非言語コミュニケーションを意識的に活用することは、人間関係を円滑にし、業務をスムーズに進めるための重要なスキルとなるのです。

コミュニケーション円滑化の目的に「SONR」を活用しよう！

仕事におけるコミュニケーションの目的とは、「情報共有・認識のすり合わせ・風通しの良い職場環境を作る」であることを紹介しました。そして、その目的を果たすために必要なスキルには「伝える力・聞く力・質問する力」があります。

しかし、これらのことを常に意識しながら、日々の業務を遂行することは難しいかもしれません。そこでぜひおすすめしたいのが、コミュニケーションツールの「SONR」です。

SONRはチャットツールの一つで、特徴としてSNSのタイムラインのようにニュースフィードをスクロールしながら確認できると言う点があります。これまでのメールのように固い印象がなく、連絡しやすいことから、相手とのやり取りがスムーズになるためコミュニケーションも図りやすくなります。

また、自分に関係する情報やタスクが一目で把握できたり、情報を確認した後は「確認ボタン」をクリックすることでニュースフィードから非表示にすることもできます。これにより、重要な情報が他の情報に埋もれることなく、効率的に管理できるようになるのです。

SONRを導入すれば、ビジネスのコミュニケーションがスムーズになり、業務の効率化や情報共有の迅速化が期待できるため、企業の成長と発展に向けて、ぜひ「SONR」を活用してみてください。

SONRは、中小企業が導入しやすいコスト、導入の訪問サポートやオンラインサポートなどが充実。

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