コミュニケーションマネジメントの必要性と実践方法！最適なツール選びについて

テレワークやサテライトオフィスなどのさまざまな働き方を選ぶことができる今日では、オンラインを中心としたコミュニケーションは欠かすことができません。

そして、離れた場所で働くチームメンバーの意思疎通を図るためには、コミュニケーションマネジメントを実践する必要があります。

今回はコミュニケーションを管理するコミュニケーションマネジメントについて、特徴や必要性、具体的な手法、活用すべきツールなどをご紹介します。

コミュニケーションマネジメントとは

コミュニケーションマネジメントとは、「情報伝達の管理」を意味します。

例えば、オンラインで2～3人で打合せを行うのと、20人～30人で打合せを行うのでは情報の伝え方や伝わり方は大きく異なります。一般的に、伝える人が多くなれば多くなるほど、情報が正しく伝達しているかの確認が難しくなります。

また、社内のメンバーのみで打合せを行うのと、社外の顧客や業者の人を交えて社内外のメンバーで打合せを行うのでは、準備する資料や話し方、話す順番なども大きく変わってきます。

このように同じ情報の伝達でも、「誰に」「何人に対して」「どんな属性の人に」などの対象が異なると伝え方や伝わり方は大きく変わってきます。

そこで重要なのがコミュニケーションマネジメントです。

コミュニケーションマネジメントは、ただ情報を伝えるだけではなく、適切な内容・量・タイミングで情報を提供することが求められます。また、理解や合意の確認までの一連のプロセスを管理することが重要です。

コミュニケーションマネジメントはなぜ必要なのか

では、コミュニケーションマネジメントがなぜ必要とされるのでしょうか。いくつか実際の仕事のシーンを切り取って具体例をあげてご説明します。

重大な問題やミスを防止するため

情報を発信する側が正しく伝えたと思っていても、受け取る側が誤解や勘違いをしている場合があります。このような「正しく伝わっていない」ケースがビジネスの中で重大な問題やミスに繋がる可能性に。

そこで、プロジェクトの初めに情報を正しく整理し共有することで、手戻りやミスを防ぎ、円滑に仕事を進めることができます。例えば、あるプロジェクトにおいて重要なタスクやクリティカルパス（プロジェクト管理において、全体の工期に影響を与える重要な工程）をチーム内で共有することで、課題解決のための方法を早期に発見できる可能性が高まります。

また、未発注やクライアントへの確認作業などのタスクが存在することを誰かが声がけすることで、発注ミスや未合意といった致命的なミスを防ぐことができます。

このように、適切なコミュニケーションマネジメントは重大な問題やミスを未然に防ぐために非常に重要です。

イメージを共有するため

プロジェクトを円滑に進めるためには、全体の工程やコンセプトを理解し、チーム全員が同じ方向を向くことが重要です。

チームリーダーや責任者がプロジェクトの全体像やコンセプトを明確に説明し、共通のイメージを持たせることもコミュニケーションマネジメントの一つであると言えます。

例えば、紙やデータの報告書を一人で読むよりも、重要なポイントを要約して口頭で説明してもらう方が、理解しやすいものです。そのため、プロジェクトのキックオフや定例会議、課題発見時など、状況に応じて適切なコミュニケーションを行い、情報共有を徹底するようにしましょう。

利害関係やニーズを整理するため

ビジネス上の情報は、伝える相手やタイミングを誤ると、大きな損失を招く可能性があります。情報がチーム内のものであるか、外部に共有すべきものであるかを適切に判断することが重要です。

例えば、商品の原価や利益率はチーム内でのみ共有する情報です。また、製造方法やノウハウは社内の特定の部門でのみ扱うべき情報です。そのため、外部の関係者が同席するチームミーティングでは、どこまで情報を共有するか、何を伝えるかについてのコミュニケーションマネジメントが不可欠です。

このように、コミュニケーションマネジメントでは、関係者のニーズや利害関係を理解し、それに応じた情報の共有が求められます。

コミュニケーションマネジメントの実践方法

ここからは、コミュニケーションマネジメントを実践するプロセスをご説明します。

関係者の整理

まず、プロジェクトに関わる関係者を明確に整理することが重要です。関係者を把握する際には、小さな繋がりから始め、樹形図のように大きな繋がりへと広げていくと効果的です。

最初に考慮すべきは、プロジェクトチームの内部メンバー、プロジェクトに影響を与える人々、そしてステークホルダー（株主や出資者）などです。これらの関係者は、名刺や会議の議事録の出席者を参考にリストアップすると良いでしょう。その際、各関係者がプロジェクトにおいてどのような利害関係を持っているかを把握しておく必要があります。

一般的に、プロジェクトの規模が大きくなるほど、情報の取り扱いには慎重さが求められるものです。例えば、情報をリリースする時期を誤ると、インサイダー取引の疑いが生じたり、プロジェクトの意図が損なわれたりする恐れも。

そのため、プロジェクトの初期段階で関係者の整理と共に、情報の取り扱いに関する注意点を明確にすることが必要不可欠であると言えるでしょう。

伝え方の整理

情報の伝え方は、対面やオンライン、1対1や1対複数、メールや動画など、人数や方法に応じて異なります。

例えば、決定事項を確実に伝えるためにはメールが適していますが、アイデアの共有やブレインストーミングなどには表情や動きがわかる対面が効果的です。このように、情報の種類や目的によって最適な伝達方法を選ぶようにしましょう。

さらに、伝え方を整理するだけでなく、伝える情報の流出を防ぐためには適切な情報管理ルールを定めることも重要です。です。これにより、プロジェクトの安全性が保たれたコミュニケーションが実現します。

責任者の選定

最後にコミュニケーションにおける最終的な責任者を設定します。

会社のビジネスであれば、基本的には会社のトップである社長などになりますが、プロジェクトの規模や内容によっては、上司や部署のリーダーを責任者に据えます。

コミュニケーションにおける最終的な意思決定ができる人間を決めておくことで、誰に何を伝えるかが明確になり、プロジェクトは円滑に進みます。

そのプロジェクトがボトムアップなのか、トップダウンのどちらが適しているかにもよりますが、プロジェクトの質を高めるためには、責任者が適切にプロジェクト関係者とコミュニケーションを取る必要があるでしょう。

コミュニケーションマネジメントにはツール選びが重要

ここまでにコミュニケーションマネジメントの目的や実践方法についてご説明しましたが、それらを効果的に実現するためには適切なツールの選定が不可欠です。ツール選びで重要なポイントを以下でまとめます。

チームのニーズに合っているか

チームの規模や業務内容、コミュニケーションの頻度や形式に応じて、最適なツールを選ぶ必要があります。

例えば、小規模なチームであればシンプルなコミュニケーションツールが適していますが、大規模なプロジェクトでは複雑なタスク管理機能や統合されたコミュニケーションプラットフォームが必要となるでしょう。

このように、ニーズによって適切なツールを選ぶことで、チームが円滑に進むコミュニケーションマネジメントを図れるようになります。

操作が直感的であること

ツールの操作が直感的にできることは、特にコミュニケーションマネジメントにおいて重要です。

特に、技術的な知識があまりない関係者や新規のメンバーにとって、使いやすいインターフェースや操作性の良さは業務の効率性に大きく関わります。

また、コミュニケーションツールが直感的に操作できることによって、メンバーは迅速に情報を共有し、意思決定を行うことができます。

例えば、簡単なクリックやドラッグアンドドロップでタスクの進捗状況を更新したり、メッセージやファイルをすばやく送受信したりすることができれば、会議の進行がスムーズになり、チーム全体の作業が促進されるでしょう。

高いセキュリティ

コミュニケーションマネジメントを実践するにあたって、高いセキュリティ対策が施されていることは欠かせません。特に、機密性の高い情報を扱う場合は、適切なセキュリティ対策が施されたツールを選ぶことが重要です。

もしもコミュニケーションツールにおいてセキュリティ対策が十分にとられていなければ、機密情報が漏洩したり、不正アクセスのリスクが高まる可能性があります。そのため、エンドツーエンドの暗号化やアクセス制御などの高度なセキュリティ機能を備えたツールを選定するようにしましょう。

また、プライバシーの保護も重要なポイントです。ユーザーの個人情報や会社の内部情報が適切に保護されているか、データの保存期間や削除手順が適切に管理されているかなども確認しておきましょう。

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今回は、コミュニケーションマネジメントの内容や手法、具体例などをご紹介いたしました。

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