社内チャットの監視は合法？その理由と必要なセキュリティ対策

企業において、社内チャットは日常的なコミュニケーション手段として欠かせない存在です。しかし、社内チャットの使用が増えるとともに、情報漏洩や不正行為のリスクも高まります。

こうしたリスクを管理するために、多くの企業がチャットの監視システムを導入していますが、この監視行為は法的に問題ないのでしょうか？

この記事では、企業が社内チャットを監視する理由とその合法性、さらにセキュリティを強化するための具体的な対策について詳しく解説します。

社内チャットの普及と利便性

現代の企業活動において、社内チャットはコミュニケーションの中心的な役割を果たしています。というのも、メールと比べてリアルタイム性が高く、会議のスケジュール調整やプロジェクトの進捗確認がスムーズに行えるため、業務の効率化が図れるためです。

さらに、リモートワークが増加する中で、社内チャットは従業員間のコミュニケーション不足を補う重要なツールにもなっています。テキストだけでなく、スタンプや絵文字、GIFなどを使った柔軟な表現方法も取り入れられ、よりカジュアルで親しみやすいコミュニケーションが実現されています。

このように、社内チャットの普及と利便性は企業の生産性向上に大きく寄与しており、その重要性はますます高まっています。

社内チャット普及のデメリットと注意点

社内チャットが普及してコミュニケーションが円滑になる一方で、いくつかの注意点やデメリットも存在します。特に情報漏洩のリスクは大きな問題となります。

まず、社内チャットはリアルタイム性が高いため、情報が即座に広まるという利点がありますが、その反面、機密情報や個人情報が誤って共有されるリスクも高まります。

例えば、意図せずに重要なファイルを間違ったメンバーに送信したり、外部の第三者がアクセスできる状態で情報を共有したりしてしまうことが考えられます。

さらに、チャットのログが保存・検索できる場合、意図しない情報の記録や蓄積が、後に不正利用される恐れもあるのです。

このように、社内チャットは便利である反面、情報漏洩の危険も隣り合わせであることから、セキュリティ対策と適切な利用ルールの設定・運用が求められます。

社内チャットの監視で情報漏洩を防ぐ

利便性の高い社内チャットですが、大きなデメリットが情報漏洩のリスクが高まる点です。それを防ぐために取られる対策の一つが、会社による社内チャットの監視です。ここでは、監視をすることで情報漏洩が防げる理由について解説します。

不正行為の早期発見

監視システムは、不審な行動やパターンを検知し、それらが情報漏洩の前兆である可能性があるかどうかを判断します。

例えば、大量のデータが不正に転送されたり、機密情報が不正アクセスされたりすると、監視システムが即座に警告を発し、対処が行われます。

アクセス制御と権限管理

監視システムは、従業員がシステムやデータにアクセスする際に活動を記録します。そして、この監視データをもとに、各従業員にアクセス制御や権限管理を行います。

つまり、必要最低限の権限のみを与え、それ以外の情報へのアクセスを制限することができれば、情報漏洩のリスクを低減させることができるのです。

ログ記録と分析

社内チャットでは、通信内容やアクセスログを記録するものもあります。社内チャットで送信されたファイル、画像などの通信内容が記録されるほか、従業員間の情報のやり取りが完全に記録され、必要に応じて後から閲覧することができるのです。

また、チャットシステムへのアクセスや操作のログも詳細に記録されます。これには、誰がいつチャットにアクセスしたか、どのグループに参加したか、いつメッセージが送信されたかなどが含まれます。

これらの詳細な記録によって情報管理を徹底してセキュリティを強化することで、企業は情報漏洩やセキュリティ上の問題に迅速に対応することが可能となります。

会社が社内チャットを監視するのは合法？

情報漏洩を防ぐためにも欠かせない社内チャットの監視ですが、この行為に違法性はないでしょうか。

結論から述べると、会社は原則として社員のメールを監視することができ、これは合法とされています。そして、会社がメールを監視するのに、労働者の同意や承諾も不要です。

会社が社内チャットを監視することに違法性がない理由は以下の通りです。

会社の所有権

従業員が企業の業務用デバイスやネットワークを利用する場合、その活動やコミュニケーションはすべて会社の所有物とみなされます。

つまり、業務に関連する社内チャットの利用やメールの送受信、ファイルの作成や閲覧などの行為は、会社の管理下で行われ、会社の財産と見なされます。

そのため、社内チャットの内容やログも、個人の管理下にはなく会社の所有物であるため、会社がこれらを監視することには問題がないのです。

秩序の維持

会社は経営を円滑に進めるために、組織として秩序を保つ必要があります。

その一環として、社員の行動やコミュニケーションを監視し、企業秩序を維持することが重要です。社内チャットの監視は、社員が業務時間外に私用チャットを送信したり、機密情報を誤送信したりするリスクを防ぐために行われます。

社内チャットの監視は、企業が組織全体の規律を守るために必要な措置の一つであると言えます。

社員の職務専念義務

社員は、働いている間は仕事に専念しなければならないという法的義務があります。この義務は「職務専念義務」と呼ばれ、会社はこの義務を監視する権限を持っています。

つまり会社は、社員が真面目に働き、業務に集中しているか、個人的な用事を業務時間中に行っていないか、秘密を守り機密情報を漏洩させないかどうかなどを確認することができるのです。

社内チャットの監視も、社員が職務専念義務を果たしているかを確認するための手段の一つに含まれます。

社内チャットを監視する際の注意点

会社が社内チャットを監視することに違法性はありませんが、無闇に監視をしても良いというわけではありません。以下に、社内チャットを監視する際の注意点をお伝えします。

適切な監視の目的と方法

まず、監視の目的は業務の円滑な運営やコンプライアンスの遵守であることが求められます。

そしてその方法は、過度にならないようにし、従業員のプライバシーを尊重した公正な手段で行われる必要があります。

監視の通知と従業員の理解

社内チャットの監視を行う前に従業員に対して適切な通知を行い、監視の範囲や目的を明示することが望ましいでしょう。

これにより、従業員は自身のコミュニケーションが監視されていることを認識し、不適切な利用を避けるようになります。

監視データの適切な取り扱い

監視データの取り扱いについても慎重に行う必要があります。収集したデータは適切に保管し、不正アクセスから保護しなければなりません。

また、必要な場合にのみアクセスし、不要になったデータは速やかに削除することも社内チャットを監視する上で不可欠です。

社内チャットには高いセキュリティ機能が必要

社内チャットの監視によって不正なアクセスや権限の乱用などの異常行動を早期に検知することも大切ですが、なによりも社内チャットに必要なのが、高いセキュリティ機能。

セキュリティ対策が施されている社内チャットシステムであれば、情報漏洩などのリスクを最小限に抑えることができます。

エンドツーエンドの暗号化

チャットメッセージがエンドツーエンドで暗号化されるシステムを導入することで、第三者が通信内容を傍受するリスクを最小限に抑えることができます。

これにより、機密性が確保され、情報漏洩のリスクが低減します。

強力な認証機能

ユーザー認証に強力な手段を導入することで、不正アクセスやハッキングからチャットシステムを保護することができます。

多要素認証や生体認証などの高度な認証機能を活用すれば、セキュリティレベルを向上させられるでしょう。

セキュリティポリシーの適用

チャットシステムには、セキュリティポリシーを適用することが重要です。アクセス制御やデータ保護などのポリシーを定め、遵守を徹底することで、セキュリティの確保に役立ちます。

脅威検知と対応機能

チャットシステムには、異常な活動や不審な振る舞いを検知し、それに対する適切な対応を行う機能を組み込むことが重要です。

侵入検知システムや挙動分析などのセキュリティ機能を活用することで、脅威に対する迅速な対応が可能となります。

高度なセキュリティで社内チャットを安全に運用「プライベートクラウド版SONR」

SONR（ソナー）は1,000社を超える企業に導入されているクラウド型の組織活性化コミュニケーションツールです。

プライベートクラウド版SONRは、自社独自のサーバ環境でSONRを運用するためセキュリティの高い自社オリジナル機能の開発が可能になり、独自プラットフォームを構築できるパッケージとなっています。

様々な暗号化通信に対応

SSL暗号化通信を使用してデータベースにアクセスし、データベースの内容を暗号化。さらに端末上のデータも暗号化するなど、様々な暗号化技術を利用することで、スマートフォンの紛失やハッキングなどの情報漏洩リスクに対応できます。

柔軟なバックアップ

機密情報はもちろん、クラウドサービスでは取れないシステムの操作ログ、大規模な運用データなどを外部アクセス不可の自社環境にバックアップすることが可能です。

利用状況の確認やデータダウンロード履歴など、ご要望に合わせてログシステムを開発して追加できます。

管理者によるユーザー管理

管理者が社内・社外の利用者を登録・削除することで、コミュニケーションの範囲を管理できます。これによって、知らないうちに外部者とつながるリスクはなくなります。

また、退職時のアカウント削除も完全にコントロールできます。

各種セキュリティ対策に対応可能

アクセスできる端末を制限したり、2段階認証を実装したりできるほか、パスワードポリシーの設定、IPアドレス制限など、自社のセキュリティポリシーに合わせた高度なセキュリティを実現できます。

プライベートクラウド版SONRのセキュリティについてはこちら

その他、プライベートクラウド版SONRには以下の特徴があります。

「自社のセキュリティ要件に合わせた運用がしたい」
「すべてのメッセージログを自社のサーバーで管理したい」
「クラウドに関する知識があまりないため具体的なアドバイスがほしい」

このようにお考えでしたら、まずはSONRにご相談ください。クラウドのプロによるアドバイスやサポートで、お悩みや課題点を解決することができます。