コミュニケーションツールとは？種類や導入することで得られる効果について

仕事を円滑に進める上で必要不可欠なコミュニケーション。近年では、コミュニケーションツールを活用して、効率よく仕事を進める企業が増えてきています。

しかし、コミュニケーションの重要性を理解していても、ツールには様々な種類があり、機能が豊富に備わっているため、

「どのツールを選べばいいのかわからない」
「そもそもコミュニケーションツールとは何なんだろう…」

などとお考えの方は少なくありません。

そこで今回は、コミュニケーションツールとは何かをはじめ、ツールの種類やその役割などについてお伝えします。

コミュニケーションツールとは？

コミュニケーションツールとは、円滑なコミュニケーションの実現を目的としたツールのことで、企業では、従業員同士の意思伝達のほか、社内情報やノウハウの共有などを効率よく行うための手段としても使用されています。

従来のコミュニケーション方法では電話やメールなどが主流でしたが、近年の働き方の多様化などの影響により、IT企業を中心にビジネスに特化したコミュニケーションツールの認知も進み、実際に導入する企業も増えつつあります。

そこでまずは、次で紹介する「コミュニケーションツールの種類」について見ていきましょう。

コミュニケーションツールの種類

コミュニケーションツールには様々な種類があり、それぞれ特徴が異なります。ここでは、一般的なコミュニケーションツールの種類についてまとめました。

コミュニケーションツール①メール・電話

メールや電話は、長らく使われてきたコミュニケーションツール。ビジネスの現場においては、今でも多くの企業で利用されています。

「誰でも使える」というメリットがあり、新しいツールに慣れていない相手とのコミュニケーションの手段として有効です。

しかしビジネスメールの場合は、定型の挨拶文を記入する必要性があることや、返信があるまで読まれたのかわからないというデメリットも。

また電話においては、相手の時間を割いてしまったり、電話がつながらなければ用件を伝えることができなかったりなどと、お互いの都合を合わせる必要があり、煩わしい点が多少あります。

コミュニケーションツール②チャット

チャットツールは、形式的・一方通行なメールとは違い、実際に会話をしているかのような感覚で使える気軽さが特徴です。

1対1のやりとりはもちろん、グループを作成したりボードを立てたりすれば、複数人でやりとりをすることが可能で、情報共有も効率よく行えます。

またツールによっては、メッセージに対して「了解」「いいね」などとリアクションができるものがあり、より感情的なコミュニケーションを実現することができます。

さらにチャットツールは、インターネット環境とパソコン・スマホなどの端末があれば、場所や時間を問わずコミュニケーションができ、遠方にいる従業員とも問題なくコミュニケーションをとることができます。

コミュニケーションツール③グループウェア

グループウェアとは、チャット機能のほか、スケジュール管理や勤怠管理などの複数の機能を備えたツールのことです。

従業員同士のコミュニケーションの活性化はもちろん、円滑な情報共有や業務効率化の実現のために導入されるケースがほとんどです。

またグループウェアは、一つのツールにさまざまな機能が備わっているため、複数のツールを使い分ける必要がない上に、ペーパーレス化による業務効率アップなど様々なメリットを得ることができます。

コミュニケーションツール④バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、インターネットを通じてオンライン上に作り出されるオフィスのことで、実際にオフィスに出社しているかのような状況を作ることができます。

バーチャルオフィスには、 3Dフロアや自分のアバターを活用したり、音声による円滑なコミュニケーションが実現できたりと、ツールによって様々な機能が備わっています。

これによって、従業員の様子が可視化されて稼働状況が把握しやすくなるほか、従業員にとってはリモートワーク時の孤独感が解消できたり、仕事とプライベートとのメリハリがつけやすくなったりします。

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コミュニケーションツールの導入で得られる効果とは

ここでは、コミュニケーションツールを導入した際に得られる4つの主な効果についてご紹介します。

コミュニケーションの活性化

コミュニケーションツールを利用することで、場所や時間を問わず連絡を取り合うことができ、遠方にいる従業員とも持続的なコミュニケーションをとることができます。

例えばチャットツールは、従業員それぞれが都合の良いタイミングで連絡ができるため、人によっては電話やメールよりも気軽に行いやすいと感じて心理的安全性が高まります。

また、チャットツールだと直接顔を合わせたり、話をしたりする機会があまりないため、交流が少ない従業員や上司などと連絡を取り合うことも容易になります。

情報共有が容易に

コミュニケーションツールの活用で、情報共有も円滑にできるようになります。

ほとんどのツールでは、画像などのファイルをアップロード・共有ができるため、仕事に必要なファイルをすぐさま相手に送ることができ、ファイルを受け取った側も容易に確認ができます。

また、チャット機能を活用することで、複数人に対して情報やファイルの共有がリアルタイムでできて、スピーディーで効率の良いコミュニケーションが実現できます。

ノウハウやマニュアルの蓄積ができる

コミュニケーションツールで共有されたナレッジやマニュアルなどのデータは、基本的にはクラウド上に蓄積されます。

そのため、業務に関するファイルやデータを一元管理しやすくなるほか、知りたい情報を手軽に探し出すことができたり、必要な情報を知るために人に連絡を取る必要がなくなったりと、結果として業務効率化につながります。

また、従業員それぞれが持つノウハウなどを適切に蓄積・管理して社内資産化できれば、教育コストの削減や作業ミスの防止にも効果的です。

業務効率化

コミュニケーションツールをパソコンのブラウザで利用すると、都度パソコンを開いて管理をすること自体に意識や工数が取られてしまうことがあります。

特に出張や野外に出る機会が多い方は、パソコンにアクセスできるタイミングが少なく、せっかくのツールを活用する機会が上手くとれない…という方もいるでしょう。

しかし、多くのコミュニケーションツールでは、スマートフォン版のアプリをリリースしているため、このアプリを活用すれば手軽に情報にアクセスができて業務効率を促進することができます。

また、プッシュ通知などを設定をすることで、重要なメッセージを見逃すリスクが減らせるほか、返信やリアクションが素早く行えるため大変便利です。

関連記事：社内コミュニケーションを活性化させるための施策と得られる効果

自社に最適なコミュニケーションツールの導入を！

一口にコミュニケーションツールと言っても、様々な種類のものがあり、ツールによって機能や使い勝手が異なります。

そのためコミュニケーションツールを導入する際には、「どのようなツールだと自社のコミュニケーションが活性化するのか」「課題解決はできそうか」などという点をしっかりと考慮することが重要です。

ツールを導入する際のポイントは、以下の通り。

• 導入時に従業員負担がかからないか
• 使いやすい機能が揃っているか

以上のことを実際にツールを利用する従業員へヒアリングをするなどをして、従業員にとって使いやすいツールなのかどうかを確認するようにしましょう。

また、コミュニケーションツールは導入して終わりではなく、導入後も適切に運用・活用をする必要があります。

そのため、困った時やエラーが起きた際に相談ができるサポートがあるかどうかも、ツールを選ぶ際の大きなポイントとなります。

ツールによっては無料お試し期間やトライアルサービスなどがあるため、実際に試してみた上で、自社にマッチしたコミュニケーションツールかどうかを判断するとよいでしょう。

コミュニケーションツールなら「SONR」

コミュニケーションツールは、チャットやファイル共有などの多くの機能を備えたツールです。

「SONR（ソナー）」は、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンなどで手軽にタスク管理や情報共有ができます。

SONRは、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に操作ができます。

また、自分に関わりのある情報がまとめて表示されるのがSONRの特徴で、SNSのタイムラインのように、ニュースフィードをスクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

全国の中小企業1000社以上での導入実績がある「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

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