グループメールとは？メリット・デメリットを踏まえて更に効果的なコミュニケーションツールをご紹介

メールと言えば、1対1でメッセージのやりとりを行うのが基本ですが、「グループメール」のツールを使えば、複数人で情報共有が可能です。

そのため、ビジネスシーンでも多くの企業が、社内コミュニケーションがとれる便利なツールとしてグループメールを利用しています。

この記事では、グループメールのメリットとデメリットや、より効果的にコミュニケーションがとれるツールなどをご紹介します。

グループメールとは送受信したメールを一括管理するツール

グループメールは、グループ1つに対して「メールアドレス」が1つ付与され、そのメールアドレスを複数人で共有しているため、グループ内で送受信したメールの内容を全員が把握することができるツールです。

メンバーがグループのメールアドレス宛にメールを送るだけで、全員にメールが一斉送信される仕組みのため、円滑な情報共有の手段として多くの企業に活用されています。

グループメールの他に、「cc」と「bcc」欄に宛先を入力して、メールを複数人に送信する方法がありますが、1つずつメールアドレスを入力する手間や、ccやbccの指定間違いをする可能性があります。さらに、人数が多くなればなるほど、共有もれや誤送信をするリスクが高くなります。

グループメールのメリット

グループメールは、メールの一括管理はもちろん、その他にも様々なメリットがあります。ここでは、グループメールのメリットについて詳しく解説します。

グループメンバー全員で情報が共有できる

グループメールの大きな特徴は、1つのメールアドレスを使って複数人でメッセージの送受信ができるという点です。

グループに登録されているメンバー全員でメールの内容が共有でき、それぞれが返信した内容も全員が把握できます。

通常のメールだと1対1のやりとりですが、グループメールを使えばそれぞれのメール内容を一つ残らず確認できるので、対応漏れなどの早期発見にも繋がります。

コミュニケーションが円滑になる

メールは1980年代頃から、多くの人に利用されているコミュニケーションツールです。そのため、幅広い年齢層の方に慣れ親しまれており、メールを使ってビジネスを行いたい人にとっては使いやすく、多くの方が抵抗なく使えるツールです。

仕事の上司やお客様によっては、新しいコミュニケーションツールを使用するのに抵抗がある方もいるので、そういった面からもグループメールはビジネスに導入しやすいと言えるでしょう。

通常のメールよりも機能が充実している

1対1のメールと比べると、グループメールは機能が充実しています。メンバー全員の送受信したメール内容を一覧で確認でき、ファイルの共有も可能です。

代表的なグループメールにGoogleが提供する「Googleグループ」があります。 各メンバーのアクセスレベルの設定や、グループに参加可能なユーザーの範囲など、細かな部分の設定が簡単にでき、メーリングリストの作成なども行え、機能面が充実しています。

グループメールのデメリット

グループメールはコミュニケーションが円滑になり、情報共有の効率化が図れる便利なツールということがわかりました。

しかし、メールが持つ仕組みや仕様によって、メリットだけではなくデメリットも生じてしまいます。

ここでは、グループメールのデメリットについてご紹介します。

情報漏洩の恐れがある

グループメールを使うにあたって、特に注意したいのが情報漏洩です。

事前に閲覧制限や権限の確認をしておかないと、第三者にメールの情報やグループメンバー個人のメールアドレスが流出する可能性があります。

初期設定のままでは、情報が流出する可能性があるため、利用する前に必ず閲覧の制限、権限の変更を行うようにしましょう。

件名や署名を入力する手間がかかる

メールを送信する際、本文の内容はもちろん重要ですが、同じぐらい重要なのが「件名」です。また、最後に記載する「署名」もきちんと書かれていないと、悪印象を抱く人もいます。

使用するメーラーによって多少の違いはありますが、メールを受信して最初に目にするのが件名、最後に目にするのは署名です。

空白だったり適当に入力されていたりすると、メールを受け取る側が不快な気持ちになる場合も。 特に件名は、重要度を伝える役割もあるため、誤って空白にすると、開封されなかったり早急な返信がもらえなかったりするリスクも生じてしまいます。

このように、グループメールのメンバーによっては、相手への配慮が多く必要になるケースも出てきます。

相手によっては簡素的に感じることがある

ビジネスメールには、以下のような「基本の型」があり、その型に沿った文章がわかりやすく丁寧で美しいメールとされています。

グループメールで上司やお客様へメールを送る際、何度もメールを交わす中で基本の型をずっと続けてしまうと、相手が少し堅苦しく感じてしまうことも。

かと言って、基本の型に沿ったメールから外れすぎてしまうと、印象が悪くなる場合もあります。メールを送受信するメンバーの感覚に違いに、配慮をする必要があります。

グループメールに代わるビジネスコミュニケーションツール

グループメールは、複数人での情報共有が容易にできるツールですが、さらにコミュニケーションがとりやすいツールがあります。

オンライン上でメッセージのやりとりができるため、スマホでもリアルタイムで情報交換が可能。ファイルの交換やタスク管理まで、機能面でも大変充実しています。

ここでは、グループメールより効果的なコミュニケーションツールについて紹介します。

シンプルでスピーディーな情報共有が可能

オンライン上で利用できる、ビジネスコミュニケーションツールだと、件名やメールの型に沿った本文を入力する必要がないため、簡潔でスピード感のあるコミュニケーションがとれます。

さらに、メッセージが即座にグループ全員に届き、リアルタイムで情報の共有が可能。

また、メッセージに対してリアクションができる機能には、「いいね！」や「了解！」などの意味があるため、メッセージを確認したという合図にもなります。

仕事のテーマごとにボードで分け、情報整理がしやすい

仕事のチームやテーマでボードを分けることで、情報の整理ができ、状況や進捗の把握がしやすくなります。

また、ファイルの共有機能も充実しており、ビジネスで必要なファイルやデータを管理しやすく、誰がいつアップロードしたファイルなのかを一目で検索・確認できます。

セキュリティ機能が強く情報漏洩の心配がない

社内コミュニケーションツールは、セキュリティ面でも万全の体制を整えています。

管理者権限を持つユーザーが、メンバーを登録できるようになっているため、第三者や外部から情報が閲覧される心配もありません。

グループメールよりも円滑で機能的！コミュニケーションツール「SONR」

オンライン上で社内コミュニケーションがとれるツール「SONR」は、「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に円滑なコミュニケーションがとれます。

完了したタスクは「確認ボタン」でニュースフィード上から非表示に。古いタスクが残ってしまうことがなく、新着タスクも流れる心配がありません。

また、メッセージに対して「了解！」とリアクションをとるのも、SONRならワンクリックで完了。「了解しました」「かしこまりました」などのメッセージを返す機会が減り、シンプルで和やかなコミュニケーションが図れます。

SONRは、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

さらに、中小企業が導入しやすいコスト、導入の訪問サポートやオンラインサポートなどが充実。

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。

まずはお気軽にご相談ください。

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