社内コミュニケーションが抱える課題と新しい働き方における対策

従業員満足度を向上させる一つの手段といえる「社内コミュニケーションの活性化」。

社内コミュニケーションがビジネスを進めていく上で欠かせないものだとは理解しつつも、部署間や上下間の交流などがなかなか活発にならず、課題としている担当者の方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は社内コミュニケーションが抱える課題と、テレワークなどの新しい働き方に合わせた解決策をご紹介します。

社内コミュニケーションの重要性

こちらの「社内コミュニケーションの活性化がなぜ企業利益につながるのか」の記事の中でも触れましたが、社内コミュニケーションが活性化すると、職場に対して愛着心や信頼感が増し、従業員満足度が向上します。

従業員満足度が上がれば、従業員の定着率＆生産性の向上→サービスの価値向上→顧客満足度UP→企業の収益及び成長へと繋がるプラスのサイクルを生み出すことができるため、従業員満足度を向上させる一手段である社内コミュニケーションの活性化が重要だと言われています。

しかし、社内コミュニケーションを活性化させようと思っても、そう簡単にはいかないものです。特に新型コロナウイルスの影響で働き方が多様化し、時間差勤務や自宅やサテライトオフィスなどでのテレワークが増加している昨今では、さらに社内コミュニケーションが取りにくくなっています。

そこで、社内コミュニケーションが抱える課題と新しい働き方における対策をまとめてみました。

課題1：部門間や事業所間での連携が取れていない

社内コミュニケーションでまず課題として挙げられるのが、部署間や事業所間、そしてオフィス勤務であっても別フロア勤務など…社内のオフィス勤務でも離れた場所同士のコミュニケーション不足です。

同じ会社の社員なのに、部署間で交流が無かったり、一方通行の報告メールのみで終わらせてしまったりしていませんか？そのような場合、同じ職種やプロジェクトメンバーであっても、情報共有が上手くできず、顧客対応やプロジェクトの進行に支障が出てしまったり…。

社内コミュニケーションが上手く取れず、情報の共有が中途半端になってしまうと、社内で「それ聞いてない」が発生し、疎外感を感じた社員は不満を持つようになる可能性があります。

グループウェアを利用して他部署と情報共有

このように社内の離れた場所同士のコミュニケーションを活性化する方法の一つに、グループウェアの利用があります。

グループウェアには掲示板機能があり、プロジェクトに関係するメンバーを入れておくだけで、情報を公平に届けることができます。

また、チャット機能や個人メッセージ機能が付いているツールもあるため、ちょっとした質問でも部署や事業所を超えて気軽にでき、双方向のコミュニケーションが活発になります。

課題2：経営層と従業員との高い壁

2つめの課題として、在宅勤務やサテライトオフィス勤務などの新しい働き方であるかないかに関わらず、なかなかコミュニケーションを活性化するのが難しいのが経営層と従業員などの上下関係です。

小規模な企業であれば、比較的コミュニケーションは取りやすくはなりますが、それでも社長や役員などの経営層を前にすると恐縮してしまうのが従業員の心情…大企業ともなれば…言わずもがな…ですね。
かといって、恐縮されるからと経営者側からコミュニケーションを避けていたのでは、企業の理念や経営方針を理解してもらうことさえままならなくなってしまいます。

定期的にビデオチャットなどを利用して顔を合わせる

このような経営層と従業員のコミュニケーション問題を解決するには、上層部や経営層側から積極的に動くほかありません。

例えば、チームや部署ごとに定期的にビデオ会議でコミュニケーションの場を持ったり、難しい場合はグループウェアなどを利用して文字ベースでも気軽にコミュニケーションが取れるスレッドを作ったりするだけでも、社内の風通しがよくなり、コミュニケーションが生まれやすくなります。

課題3：コミュニケーションのタイミングがわからない

在宅勤務やサテライトオフィス勤務などの新しい働き方になると、課題として必ず上がるのが、コミュニケーションを取るタイミングです。

従来のようなオフィス勤務であれば、ちょっとした休憩時間や、相手の空いているタイミングを見計らったりできるのですが、テレワークなどの場合、相手の姿が見えないこともあり、いつどのタイミングで話しかけていいのかわからないといった声が多く聞かれ、どの企業でも課題となっているようです。

あえて雑談の時間を作る

コミュニケーションのタイミングがわからないという課題の解決方法としては、まずチームや部署内であえてビデオ通話を使い、雑談の時間を設けるといった方法があります。

あえて雑談の時間を作ることで、相手の状況が分かりやすくなり、テレワークでも気軽に話しかけられる雰囲気を作ることが可能です。

業務量に合わせて定期的に10分程度でも仕事以外のコミュニケーションを取ることで、チーム内に一体感が生まれ、生産効率も向上します。

グループウェアやチャットツールを利用する

また、チーム全員でビデオ通話は難しいといった場合は、文字ベースでも一日の始まりや終わりの挨拶などで一言コミュニケーションを取るというのも課題解決に一役買います。 一言の内容は何でもOK！

最近気になっていることや、お腹すいた、寒くなってきた…など業務のことに限らず自由にコミュニケーションを取る場があれば、それをきっかけにコミュニケーションが活発になります。

弊社で「SONR.」を利用して実施している朝礼の一言コミュニケーションについては、こちらの記事にまとめています。

課題4：コミュニケーションにおける価値観の相違

4つ目の課題として挙げられるのが、コミュニケーションにおける価値観の相違です。

バックグラウンドも考え方も異なる人間が集まる会社という場所だからこそ、コミュニケーションにおける価値観は人それぞれです。積極的にコミュニケーションを取ろうという人もいれば、そもそもコミュニケーションは必要ないor重要ではない…と考える人もいます。

積極的な人たちだけでコミュニケーションを取ったとしても、情報や考え方が偏ったり、コミュニケーションに積極的でない人がますます孤立化してしまう可能性もあります。

そのような社内コミュニケーションの価値を低くとらえている人をどう巻き込んでいくかが大きな課題となります。

上司やリーダーが積極的に巻き込む

このような社内コミュニケーションの課題の解決策としては、まずは上司やリーダーが積極的に関わっていくことが大切です。

社内コミュニケーションは必要ないor重要ではないと考えている人達は、そもそも「業務中に雑談なんて…」と考えていることが多いというのが理由です。そこで、上司が積極的に巻き込んでいったり、コミュニケーションを牽引するリーダーを任命して、社内コミュニケーションの価値観を統一し、互いに積極的にコミュニケーションが取れる環境を作るということが重要です。

課題5：社内コミュニケ―ションツールが使いこなせない

5つ目の課題として挙げられるのが、社内コミュニケーションを活性化し、情報共有を円滑化できるように、グループウェアやチャットツールを導入したはいいものの、ツールが複雑で使いこなせない社員が出てしまい、チームや会社全体でコミュニケーションが活性化しないことです。

使いこなせないのが一部の社員だとしても、物理的にコミュニケーションに参加できない環境になってしまうことで、本当の意味での社内コミュニケーションの活性化という課題解決には繋がりません。

シンプルで操作が簡単なツールを導入

普段からITツールに慣れ親しんでいない人間にとって、操作や機能を覚えるのはかなりのストレスになります。そうなると生産効率が落ちてしまうのは明白です。 その為、社員のITリテラシーに合わせて、誰もが使いやすいシンプルな社内コミュニケーションツールを選択することが大切です。

そして、またいきなり導入するのではなく、事前にテスト導入を実施し、社員のITリテラシーの確認や、ITツールに慣れ親しんでいない社員でもツールが簡単に操作できるかなどを調査する必要があります。

テスト導入→フィードバック→改善→本格導入といった段階を経ることで、円滑にコミュニケーションツールを導入することができます。

社内コミュニケーションの課題解決には「SONR」が最適

社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。

まずはお気軽にご相談ください。

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