職場でのコミュニケーションが難しい原因は？円滑に意思疎通を図るための解決策

職場でのコミュニケーションは、業務の効率的な進行やプロジェクトの成功に欠かせない要素ですが、難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。

社内での意思疎通がスムーズにいかないと、業務の効率が低下し、プロジェクトの遅延や誤解が生じる恐れがあります。

この記事では、コミュニケーションの難しさを生む問題点と、それに対する具体的な解決策をあげていきます。円滑なコミュニケーションのために必要なツールもご紹介するので参考にしてください。

職場におけるコミュニケーションの重要性

社内におけるコミュニケーションは、仕事を迅速かつ正確に進めるために欠かせないものです。

職場では一つの業務だけを進めることは少なく、年齢や役職が上がるにつれて、より複雑で多様な業務を同時に行うことになります。そのため、情報の取り扱い方を間違えると大きなミスに直結する可能性があります。

また、多くの業務はクライアントや社内外の関係者によって成立しているため、円滑なコミュニケーションを取りながら、正確な情報を共有することが重要です。

例えば、

• 電話で話した内容が伝わっていなかった
• メールを送ったのに読まれていなかった
• 資料を渡したのに確認されていなかった

など、ビジネス上では多くの情報伝達ミスが発生します。

これらのミスは、情報の送り手と受け手のコミュニケーション不足が原因となっていることが多いものです。

• 電話で要件を伝えた際に、打ち合わせ内容（通話内容）を確認するメールを送ったかどうか
• メールを送った際に、セキュリティや容量オーバーなどの関係で届いていないリスクを想定し、確認の電話を入れたかどうか
• 資料をデータで送った際に、PDFが文字化けせずに開けたかどうか確認したかどうか

などの確認を、業務の中でコミュニケーションとって行っていれば防げるのです。

特にその業務がクリティカルパス（プロジェクトを進めていく上で外すことができない重要な作業工程）である場合、仕事が止まってしまうリスクを想定し、適切にコミュニケーションをとることが重要です。

そのためには、日頃から何気ない日常会話を行い、ビジネス上の会話がスムーズに成立する関係性を築いておくことが大切であると言えるでしょう。

職場でのコミュニケーションが難しい原因とは

ここからは、職場でのコミュニケーションが難しい原因をいくつか具体的にあげていきます。

組織構造の複雑さ

職場でのコミュニケーションが難しくなる原因として、まずは、組織構造の複雑さがあげられます。

具体的には、社内のチームや課、部が複雑で、連絡を取る際に責任者や担当者が分からず、説明を初めから行ったり、繰り返したりすることが多くなるため、コミュニケーションに手間がかかることがあります。

これは会社の規模が大きいほど顕著になる傾向にあり、プロジェクトの担当者同士が慣れるまではコミュニケーションに時間がかかるものです。

コミュニケーションスキルの不足

次にあげられるのは、コミュニケーションスキルの不足です。個人のコミュニケーションスキルが不足していると、メンバーに情報を正確かつ簡潔に伝えることが難しくなります。

例えば、上司に対して説明する際には緊張してしまい、要点をうまく伝えられなかったり、詳細を説明しすぎて話が長くなったりすることがあります。また、同僚との会話では専門用語や業界用語を使いすぎて理解されないことも。

また、社外の関係者とコミュニケーションを取る際には、言葉遣いやマナーに気を遣うあまり、本来伝えるべき内容をうまく伝えられなかったり、相手の意図を正確に汲み取れなかったりすることがあります。

このような状況では、緊張や不安がさらにコミュニケーションを難しくし、誤解やミスが生じるリスクが高まってしまうのです。

ツールの不足

社内では、常に自分や相手がオフィスに在室しているとは限らないため、内線電話やメールだけでは連絡が不十分になることがあります。そのため、それを補うために適切なツールを利用してのコミュニケーションが求められます。

特に、急ぎの案件でデータの共有や承認が必要な場合、コミュニケーションツールならワンクリックで済む作業も、従来の古いシステムやソフトウェアでは対応できないことがあります。これにより、情報の送り手と受け手の間で致命的なタイムラグが生じてしまうのです。

このように、ツールの不足が原因で、コミュニケーションが難しくなることがしばしば発生します。適切なツールの導入と最新技術の活用が、円滑なコミュニケーションを実現するためには欠かせません。

コミュニケーションが難しい場合の解決策とは

では、前述のようなコミュニケーションが難しい場合の解決策について具体的にご紹介します。

組織の見える化を行う

まずは、社内の体制をグループに分類し、各業務に関わる部署を明確に把握することが重要です。

例えば、経理に関する業務は経理課、企画に関するプロジェクトは企画課といったように、担当する可能性のある部署を特定しておきます。その上で、担当者の名前や内線番号なども確認しておくと良いでしょう。

同じ社内でも、顔を合わせずに仕事をすることが多い場合、一度、担当部署を訪問して挨拶や顔合わせをしておくことが大切です。これにより、今後の業務でのコミュニケーションが円滑になる可能性が高まります。

分かりやすく伝える工夫をする

社内コミュニケーションを改善するためには、分かりやすく伝える工夫が重要です。まず、情報を伝える際には、簡潔な表現を心がけましょう。具体的には、「主語」「結果」「理由」を明確にし、できるだけ短い文章で説明します。

また、伝えたい内容を1文に1つの要点にまとめることで、受け手が理解しやすくなります。複数の情報を詰め込むと、混乱を招くことがあるため、各ポイントを独立して伝えるように心がけましょう。

さらに、抽象的な説明だけでなく、具体的な例を用いることで、相手に具体的なイメージを持ってもらうことができます。具体例を示すことで、情報がより明確になり、理解が深まります。

これらに加えて、コミュニケーションの後には、相手に内容が理解できたかどうかを確認するのも効果的でしょう。疑問点や不明点があれば、その場で解決することで、さらなる誤解を防ぐことができます。

簡単かつシンプルなツールを導入する

ビジネスにおいて重要なのは、情報の質とスピードです。したがって、社内のコミュニケーションが難しい場合には、送り手側がメッセージやデータを迅速にアップロードできるツールと、受け取り側が確認の意思表示を簡単に行えるツールを導入することが鍵となります。

昨今では多種多様なコミュニケーションツールやアプリが提供されています。多機能であることが一見便利に思えるかもしれませんが、使いこなせない機能があると、かえってコミュニケーションが煩雑になりかねません。

したがって、プロジェクトや関係者の特性を踏まえた上で、適切な機能が備わっているものを選択しましょう。

コミュニケーションツールの選定方法

では、どのようなコミュニケーションツールを選ぶと良いのでしょうか。その選定方法のポイントをあげていきます。

高いセキュリティ

ビジネスで扱う情報には機密性が高いものが多く、情報漏洩や不正アクセスから守るためには、セキュリティ対策が十分に施されているツールを選ぶ必要があります。

高いセキュリティを確保するためには、まずツールが提供する暗号化機能を確認しましょう。データの送受信時に暗号化が施されることで、外部からの不正アクセスを防ぎます。

また、ユーザー認証やアクセス制限の機能も必要です。これにより、特定のユーザーのみが重要な情報にアクセスでき、情報の管理が行き届くようになります。

さらに、ツールのセキュリティポリシーや過去にどのようなセキュリティ問題があったかを調べておくことも大切です。セキュリティに関する更新が定期的に行われているか、また、サポート体制が充実しているかどうかも確認し、信頼性のあるツールを選ぶようにしましょう。

使いやすさ

ビジネスにおけるコミュニケーションの難しさをツールで改善するのなら、ツールが直感的に操作できるかどうかは非常に重要なポイントとなります。

あまりに多機能であったり、複雑な設定や操作が必要であったりするツールは、誤操作や使いこなせない部分が多くなりがちで、結果的にコミュニケーションの効率が低下することがあります。

一方、直感的な操作が可能なツールは、利用者がストレスなく日常的な業務に組み込みやすくなるため、活発なコミュニケーションが期待できるでしょう。

さらに、ツールが提供するサポートやヘルプ機能もチェックしておきたいものです。使い方に関するガイドやFAQが充実していると、問題が発生した際に迅速に解決でき、業務の中断を最小限に抑えることができます。

このように、使いやすさを重視して選定することで、チーム全体のコミュニケーションがスムーズになり、業務の効率も向上します。

社内のニーズを満たすもの

コミュニケーションツールを選定する際には、各部門やチームの業務内容、コミュニケーションのスタイルに応じて、社内のニーズをしっかりと満たすものを選ぶようにしましょう。

そのためにはまず、社内でのコミュニケーションの種類や頻度を把握することから始めます。例えば、プロジェクトの進捗をリアルタイムで共有する必要がある場合や、頻繁にファイルのやり取りがある場合など、具体的なニーズに応じた機能が求められます。

次に、ツールが提供する機能やカスタマイズ性が、社内の業務にどれだけ適合するかを確認します。ツールが簡単にカスタマイズできれば、社内の特性に合わせて設定を変更してより効果的に利用することが可能です。

このように、社内のニーズにぴったり合ったツールを選ぶことで、コミュニケーションの質を向上させ、業務の効率化を図ることができます。

難しい社内でのコミュニケーションはSONR（ソナー）で解決

今回は、コミュニケーションが難しい理由とその克服方法について、原因や具体的な解決策、活用すべきツールなどをご紹介しました。

その中で、チャットツールによるコミュニケーションは、昨今の質とスピードの両立を求められるビジネス現場には欠かすことができない手法です。

そして、円滑なプロジェクトの推進を図り、社内チャットツール導入時の失敗を避けるためには、マニュアル作成や試験導入といった事前準備が欠かせません。

「SONR」では、管理者・社員に向けた簡易マニュアルやトライアルアカウントを用いた無料お試し申し込みをご用意。ツール導入の成功をサポートしています。

SONRは「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンなどで手軽にタスク管理や情報共有が可能なコミュニケーションツールです。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

全国の中小企業1000社以上での導入実績がある「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

さらに、中小企業が導入しやすいコスト、導入時のサポートやオンラインサポートなどが充実しています。ご相談はお気軽にどうぞ。