職場での円滑なコミュニケーションの取り方6選！意思疎通がしやすい環境づくりも解説

職場でのコミュニケーションの取り方が変われば、業務改善や生産性の向上、組織力の強化に繋がります。

しかし、実際には「もっとコミュニケーションを図る機会が欲しいが何が有効か分からない」と悩む企業の担当者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、職場での意思疎通が円滑にいくコミュニケーションの取り方や、コミュニケーションを図りやすくする環境作りについて紹介していきます。

職場におけるコミュニケーションの取り方で何が変わる？

職場におけるコミュニケーションが円滑であることは、誰もが仕事をしやすい環境づくりのために必要不可欠だと言えます。それでは具体的に、どのようなメリットがあるのかを確認していきましょう。

メリット①生産性の向上

職場におけるコミュニケーションが円滑にいくと、仕事の効率化と生産性の向上が期待できます。

というのも、上司と部下、または同僚同士が日常的に円滑に意思疎通を図ることで、業務がスムーズに進行できるようになるからです。

例えば、上司は部下の進捗状況や能力を把握して適切に業務を配分できたり、部下も随時相談することで迅速な軌道修正が可能になります。また、同僚同士での情報交換や助け合いにより業務が効率化されることもあるでしょう。

一方、上司が話しかけにくい雰囲気であれば、部下は疑問点があっても声をかけにくく、解決しないまま誤った方向で作業を続けることになり、後日大幅な修正が必要になるかもしれません。このような状況を避けるためにも、コミュニケーションを円滑に行うことは社員全員が取り組むべき課題だと言えるでしょう。

職場におけるコミュニケーションの質が高まれば、業務上の不明点や曖昧にしている点、認識の食い違いを減少させることができるほか、作業の差し戻しも減り、業務が効率化します。そしてこのように効率化が進むと、同じ人数や時間でもより多くの成果を挙げ、組織の生産性向上に繋がるのです。

ノウハウや知識の共有がしやすくなる

ビジネスにおける円滑なコミュニケーションが取れれば、ノウハウや知識の横展開がしやすくなります。

多くの組織は部門ごとの縦割り体制を採用しており、部門内の連携は密であっても部門間のコミュニケーションは希薄になりがちです。その結果、ノウハウや知識は部門内でしか共有されないことが多くなってしまうのです。

組織にとって貴重な財産とも言える従業員が蓄積したノウハウや知識は、コミュニケーションを円滑にすることで、部門を越えて共有し、活用できるようになります。

ここで指す円滑なコミュニケーションとは、部門内だけでなく部門間のコミュニケーションも含めたもの。チームを横断したコミュニケーションや、他部門との連携プロジェクトの遂行も含まれます。

こうした横の繋がりを強化することで、各チームが蓄積してきた成功体験や活用事例を組織全体で共有できるようになるだけでなく、異なる視点や専門知識が交わり、創造的な解決策が生まれやすくなるというメリットもあります。

これにより、組織全体の知識とスキルが向上し、最終的には組織力の強化に繋がることが期待できるでしょう。

職場における円滑なコミュニケーションの取り方6選

職場でのコミュニケーションが円滑になると、生産性の向上や組織力の強化に繋がるメリットがありますが、具体的にはどのような方法を実践すればよいのでしょうか。

ここからは、職場での意思疎通が円滑にいくコミュニケーションの取り方として、以下の6つを紹介していきます。

• 相手の話を傾聴する
• 人との関わりを大切にする
• 自己開示を心がける
• 非言語コミュニケーションを意識する
• PREP法を意識して話す
• 言動や仕事ぶりを認めて褒める

全てを実践するのは難しいかもしれませんが、できそうなものから少しずつ取り入れてみてください。

相手の話を傾聴する

職場でのコミュニケーションを円滑にするには、傾聴を意識して接することが大切です。

傾聴とは、相手の話を丁寧に聞き、言葉の背景にある意図を理解しようという姿勢のこと。社内外問わずビジネスマンであれば必要不可欠なコミュニケーション方法だと言えるでしょう。

傾聴を意識すれば、自然と適切な提案や返答ができたり、質問や依頼もしやすい環境になるため、結果として生産性の向上に繋がります。

一方、次の様な姿勢で相手とコミュニケーションを取ることは、傾聴ではないどころか失礼に当たるため注意が必要です。

例）パソコンのモニターを見ながら同僚の話に応じる

この状況は、相手に「ちゃんと話を聴いてくれていない」という印象を与えてしまいます。そうすると相手の意図をしっかり汲み取れないだけでなく、人間関係の悪化にも繋がりかねません。

そうならないためにも、相手の視線や表情、身振り手振りにも注目し、言葉だけでは伝わらない情報も受け止めるという姿勢が大切です。

なお、上司と部下の関係においても、上司が一方的に話すだけではなく、部下の意図や考えを引き出して適切なアドバイスをすることが求められます。これにより、部下からの信頼を得ることができ、チーム全体の生産性向上に繋がるでしょう。

人との関わりを大切にする

職場におけるコミュニケーションの取り方として、「仕事であっても人との関わりを大切にする」ことが重要です。

仕事仲間との関わりを深めることで、人間関係が円滑になり、コミュニケーションもスムーズに進むようになります。とくに仕事以外の時間を共有すれば、個々の関係はさらに強固なものとなるでしょう。

ただし、仕事とプライベートを完全に分けたい人や、程よい距離を保ちたいという人もいるため、踏み込みすぎず一定の距離感を保つことがポイントです。

例えば、勤務終了後に仕事仲間と無理に飲み会に行く必要はなく、ランチを一緒に食べたり、コーヒーやお茶を飲むなど、短い時間でも十分コミュニケーションが図れます。

ただし、これらの交流が業務の妨げになってはいけません。メインの業務に支障をきたさない範囲で適度な交流の機会を設けましょう。

自己開示を心がける

職場でのコミュニケーションを円滑にするためには、自己開示が重要です。とくに相手との関係が浅い段階では、自分のことを積極的に話すことが、円滑なコミュニケーションの助けになります。というのも、自己開示を図るだけで互いに話しやすい環境が作れるからです。

具体的にどのように自己開示をするのかと言うと、何かの議題について話し合う際、「自分はこう考えていますが、あなたはどう思いますか？」といった形で自分の考えや意見を率直に話します。そうすれば、相手も話しやすくなると思いませんか？

もちろん仕事の話題だけでなく、出身地や趣味、休日の過ごし方など、個人的な話題を織り交ぜるのも良いでしょう。相手との共通点を見つけやすくなり、親近感が生まれ、自然と会話が弾むようになるはずです。

さらに、過去の失敗談や苦手なことを共有することも効果的です。例えば、完璧だと思っていた上司が若手の頃に大きな失敗をしていた話をすると、部下は安心して業務について色々と相談しやすくなるかもしれません。

ここで気をつけたいのが、自分の話ばかりするのではなく、相手の話もしっかりと聞くことが大切です。相手の話に耳を傾け、共感し、適切な質問を投げかけることで、より深いコミュニケーションが可能になるでしょう。

非言語コミュニケーションを意識する

職場におけるコミュニケーションを円滑にするためには、非言語コミュニケーションの活用も欠かせません。これは、言語以外の手段（顔の表情、ジェスチャー、声のトーン、姿勢や態度など）を通じたコミュニケーションを指します。

アメリカの心理学者アルバート・メラビアンが1971年に提唱した「メラビアンの法則」によると、コミュニケーションにおいて人間は言語情報よりも非言語情報を重視していることが分かっています。感謝の言葉を怒った表情やトーンで伝えた場合、受け手は感謝の気持ちではなく怒りの感情を受け取ってしまうのです。

つまり、話す内容だけでなく、話し方もコミュニケーションの質に大きく影響するということです。

このことからも分かるように、非言語コミュニケーションを効果的に活用するためには、自分の表情や身振り手振り、声のトーンを意識することが重要です。

例えば、対面で「〇〇してください」と依頼する際、表情や声のトーンを意識してみるだけで、相手に意図が正しく伝わりやすくなると思いませんか？やはり無表情で頼むよりも笑顔で優しい声のトーンで依頼する方が、相手に良い印象を与えるのです。

このように、非言語コミュニケーションを積極的に活用することは、職場でのコミュニケーションの質を高めて、より良い環境を築くために必要だと言えるでしょう。

PREP法を意識して話す

職場における効果的なコミュニケーション方法として、「PREP法を意識する」ことも重要です。

PREP法とは、「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（再度の結論）」の順に情報を整理して伝える手法であり、とくにビジネスシーンでの説明や提案に役立ちます。

ここで、PREP法を用いた会話の一例を見てみましょう。

・Point（結論） 「チームの生産性を向上させるため、リモートワークの導入を提案します。」 ⇒まずは結論を述べ、聞き手に話の方向性を明示します。 ・Reason（理由） 「その理由は、リモートワークにより通勤時間が削減され、社員の満足度を高め、結果として生産性を向上させることが可能だからです。」 ⇒なぜリモートワークが生産性の向上に繋がるのか具体的な根拠を示します。 ・Example（具体例） 「例えば、競合のA社はリモートワークを導入してから通勤にかかる時間のロスがなくなり、プライベートに裂ける時間が増えたため社員の満足度が改善し、仕事編意欲が高まり生産性も向上しました。」 ⇒さらに、具体例を挙げて根拠を補強します。そうすることで、話の信憑性が高まります。 ・Point（再度の結論） 「したがって、リモートワークの導入は我が社の生産性と満足度を高める重要なステップだと考えます。」 ⇒最後に、結論を再確認することで、聞き手に対する説得力が一層強まります。

例からも分かるように、結論を最初と最後に明示し、その間に根拠と具体例を示すことで、情報の理解から納得までがスムーズにいくようになります。

そうすれば、職場でのコミュニケーションが円滑になり、提案や説明の効果が大幅に向上することでしょう。

言動や仕事ぶりを認めて褒める

職場におけるコミュニケーションの取り方として「行動を褒める」ことも重要な要素の一つです。

心理学者マズローの「欲求5段階説」にもあるように、人は誰しもが「承認されたい」という欲求を持っており、褒められることで自己の存在が認められていると感じるそうです。

例えば、「まとめてくれた資料がとても分かりやすくて、お客様に良い提案ができそうだよ」と言われると、嬉しいという気持ちだけでなく「自分の働きをしっかり見て評価してくれているんだな」と感じ、信頼感が生まれやすくなります。

さらに、褒める以外にも、労いの言葉や感謝を伝えることでも職場の雰囲気を明るくし、コミュニケーションが取りやすい環境づくりができます。とくに上司が部下を褒めると、部下は「ちゃんと見てもらえている」と感じ、職場の士気も高まるでしょう。

とはいえ、ミスや業務の効率が悪いと感じると、否定的な感情が生じることもあるかもしれません。その時は、まず相手の意見や行動を批判したくなる気持ちを抑え、建設的な提案を行うことで相手を認める姿勢を示すようにしてください。

これにより、互いの信頼関係が強まり、より良い職場環境が築かれるはずです。

職場でのコミュニケーションを円滑にする環境づくり

ここまでの章で、職場での円滑なコミュニケーションを取る方法は分かりましたが、社員一人ひとりが意識的に実践しなければ大きな効果には繋がりません。

そこでカギとなるのが、社員全体に円滑なコミュニケーション方法が浸透するような環境作りです。

ここでは円滑なコミュニケーションを後押しする環境づくりについて、以下の2つを紹介します。

• 1on1ミーティングや社内イベントを定期開催する
• コミュニケーションツールの導入

環境づくり①1on1ミーティングや社内イベントを定期開催する

職場での円滑なコミュニケーションを実現するためには、1on1ミーティングや社内イベントを定期的に開催することがおすすめです。

1on1ミーティングは全員が参加できるように計画し、一人ひとりに一定の時間を割り振りましょう。これにより、個別の意見交換やフィードバックがしやすくなり、職場全体のコミュニケーション向上が期待できます。

また、社内イベントはリラックスした雰囲気の中で行ってください。そうすることで普段の業務では見られない一面を知ることができ、チームの一体感が生まれやすくなります。

このように、定期的なミーティングやイベントの開催は、社員が互いに信頼関係を築き、業務の効率化やチームワークの向上に繋がる重要な要素となるため、積極的に取り入れていきましょう。

なお、毎月のようにミーティングや社内イベントを計画する時間がないという場合は、次で紹介するツールの導入も検討してみてください。

環境づくり②クラウドコミュニケーションツールの導入

職場での円滑なコミュニケーションを迅速に実現するためには、クラウドコミュニケーションツールの導入が欠かせません。

これにはビジネスチャット、社内SNS、Web会議システムなどが含まれ、場所や時間に縛られずに意思疎通ができるようになります。

そのため、リモートワークや部署の違う社員同士のコミュニケーションにも役立つほか、コミュニケーションを図るハードルが下がるというメリットもあるのが特徴です。

例えば、チャットツールはメールと違い、リアルタイムなやり取りや絵文字での返信も可能なため、気軽に連絡や相談ができ、職場でのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。

また、ビデオ会議ツールを利用すれば、相手の表情や身振り手振りなどの非言語コミュニケーションも含めてリモートで意思疎通ができるため、重要な会議や詳細な話し合いにも対応できます。

このように、クラウドコミュニケーションツールの導入は、職場の円滑なコミュニケーションの実現に有効であり、組織全体の効率と生産性を高めるための有力な手段だと言えるのです。

職場でのコミュニケーションを円滑にするビジネスチャットツール「SONR」

職場での意思疎通を円滑に行うことができれば、生産性の向上や組織力の強化に繋がります。そのためには、傾聴や非言語コミュニケーション、PREP法などを用いたコミュニケーション方法が効果的です。しかし、日々の業務に追われ、全社員が一丸となってコミュニケーション方法を改善していくのは難しいかもしれません。

そのような時には、コミュニケーションツール「SONR」がおすすめです。SONRはチャットツールの一つで、特徴としてSNSのタイムラインのようにニュースフィードをスクロールしながら確認できると言う点があります。これまでのメールのように固い印象がなく、連絡しやすいことから、相手とのやり取りがスムーズになるためコミュニケーションも図りやすくなります。

また、自分に関係する情報やタスクが一目で把握できたり、情報を確認した後は「確認ボタン」をクリックすることでニュースフィードから非表示にすることもできます。これにより、重要な情報が他の情報に埋もれることなく、効率的に管理できるようになるのです。

SONRを導入すれば、職場でのコミュニケーションがスムーズになり、業務の効率化や情報共有の迅速化が期待できるため、企業の成長と発展に向けて、ぜひ「SONR」を活用してみてください。

SONRは、中小企業が導入しやすいコスト、導入の訪問サポートやオンラインサポートなどが充実。

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