コロナ渦で進む在宅勤務。環境整備の課題と解決事例

新型コロナウイルスをきっかけに多くの企業が在宅勤務へ移行しましたが、急な移行による準備不足で環境整備の課題が多く在宅勤務を断念する企業もでてきているそうです。

在宅勤務は通勤時間短縮など多くのメリットがある一方で、コミュニケーション不足や情報管理の難しさのなどの課題も多く見られます。

今回は、その中でも在宅勤務で生じる従業員の環境整備の課題を解決事例とあわせてご紹介いたします。

在宅勤務のコストの課題

在宅勤務における環境整備の一番の課題はコストかもしれません。
在宅勤務に移行することで企業は事務所の縮小や交通費が不要になるなどコストダウンのメリットがありますが、従業員は自宅で仕事ができるようにするための初期コストや、光熱費や通信費の増加による月々のコストも増してしまいます。

在宅勤務手当の支給

コスト増加の課題に対する解決方法は在宅勤務手当という形でサポートするしかありません。月々〇〇万円という形で手当を支給し、在宅勤務をサポートすることでこの課題を解決しました。
もし会社からの手当が支給されていない方は、他社の事例を参考に会社に提案されてみてはいかがでしょうか。

在宅勤務でのリモート環境整備の課題

従業員は在宅勤務を想定していないケースが多いため、仕事をする環境が整っていないケースがほとんどです。
長期的な在宅勤務の場合は、コストは掛かってしまいますが在宅勤務手当を利用するなどで快適な在宅勤務環境を整えることをおすすめします。

インターネット回線の整備

一人暮らしの従業員、特に若い世代はスマートフォン中心のライフスタイルのため、自宅にインターネット回線を契約していない場合があります。
また、パソコン機器に詳しく無い方は数年前の古い無線ルーターから買い替えていない方も多いでしょう。

特にZOOMなどのWeb会議では高速なインターネット回線が必要になり、回線が遅いままだと映像がとぎれとぎれでコミュニケーションに課題が生まれます。

契約が少し面倒かもしれませんが固定回線（光インターネット）をおすすめします。古い無線ルーターをお使いの場合は部屋の端まで電波が届かないケースがありますのでWi-Fi6など新規格の無線ルーターに買い換えましょう。

専用デスク、ビジネスチェアの準備

在宅勤務では仕事用のデスクを利用せずダイニングテーブルなどで仕事をする方も多いかもしれません。
ちょっとした仕事であればダイニングテーブルでも問題ないかもしれませんが、一日8時間などの長時間の仕事は体への負担が大きく肩こりや腰痛などの体調不良にもつながってしまいます。

特にチェアは長時間の仕事にも耐えることができるビジネスチェアをおすすめします。アーロンチェアを代表とする高級なビジネスチェアも、事務所縮小の波をうけて中古チェアが多く出回っているそうです。

腰痛など体への負担が心配な方はそちらを検討しても良いでしょう。

ノートパソコンの準備

自宅に書斎や仕事部屋があればデスクトップPCでも良いかもしれませんが、お子さんが近くにいるなどで自宅で仕事ができない場合、近くのコワーキングスペースやカフェに行って仕事をする場合もあるでしょう。

この場合はやはり持ち運びができるノートパソコンが最適です。
ノートパソコンには画面が小さい狭いという課題がありますが、別途外付けディスプレイを接続することで画面が拡張されるため作業がスムーズに行なえます。

Webカメラの準備

ノートパソコンに内蔵されたWebカメラでテレビ会議をされている方も多いと思います。ノートパソコン内蔵のWebカメラの課題は画質が悪く、低いアングルから映し出されるため遠近法で顔の輪郭が膨れて見えたり二重顎になる傾向があります。

専用Webカメラなら画質が良く、正面に設置することができますのでそれらの課題もクリアされるのでおすすめです。特に容姿に気遣いたい営業パーソンは専用のWebカメラをおすすめします。

ノイズキャンセリング機能付きイヤホン

在宅勤務中のWeb会議では機密情報も含まれるので家族や周囲に聞かれると良くないケースもあると思います。

そのような方はイヤホンを使ってウェブ会議されることをおすすめします。その中でも特におすすめなのはノイズキャンセリング機能のついたイヤホンです。

ノイズキャンセリング機能は周囲のノイズをカットしてくれる機能で、この機能が搭載されたイヤホンを使えば周囲の状況に影響されることなくWeb会議や仕事に取り組むことができるでしょう。

在宅勤務用スペース確保の課題

家族や子どもが近くに居いたり、デスクの周りにテレビや趣味の誘惑が多くては仕事に集中できないですよね。在宅勤務用の部屋（スペース）が無いと仕事の生産性が30%下がると言われていますので、仕事に集中できる環境を整えましょう。

簡易的な仕事スペースを作る

住宅事情で仕事部屋や書斎が準備できなくても、パーテーションやインスタント個室など仕事スペースを確保できるグッズがありますのでそちらを検討してはいかがでしょうか。

在宅勤務の専用部屋を作る

費用のハードルが高くなってしまいますが、引っ越し予定のある方は、小さくても良いのでぜひ専用部屋を検討してください。また、余裕のある方はリノベーションでリビングの一角などのちょっとしたスペースに仕事部屋をつくる事例もあります。
長期的に在宅勤務される方はぜひ検討したいところです

課題の情報共有や相談はSONRがおすすめです。

今回は在宅勤務における環境整備の課題にスポットをあててみました。

数ヶ月の在宅勤務のつもりが、コロナ収束後も在宅勤務が続くという方も多いかもしれません。長引く在宅勤務を見据えてもう一度自宅の環境整備を考えてみてはいかがでしょうか。

生産性の向上だけでなく、なんとなく感じていたストレスの解消になるかもしれません。

環境改善の課題の相談は、社内コミュニケーションツール「SONR」がおすすめです。

「ボード」という課題ごとにコミュニケーションが取れる掲示板機能がありますので、在宅勤務の課題を社内に共有したり相談してみてください。