SONRがタスクの共有におすすめの理由

チームで仕事をする上で欠かせないのがタスクの共有。タスク共有が不足していると、お互いが何をしているかがわからず適切な仕事量の割り振りができなくなったり進捗を把握できなくなったりと問題が起こります。

チームでタスクを共有するにはSONRがおすすめです。

SONRは全国の中小企業1000社以上での導入実績がある社内コミュニケーションツールです。ブラウザやアプリで使えるため、外出の多いメンバーも出先からタスクを管理できます。

タスクの共有にはコミュニケーションを取りながらタスクを管理できる「ボード」が便利です。また締め切りを設定できる「メモ」もあります。

今回はSONRでのタスク共有のやり方やメリット・デメリットをご紹介します。

タスク共有の目的

そもそもタスクとは何でしょうか？

辞書によると、タスクとはある目的のために行う活動の中で最小の作業のこととあります。

例えば「ブログ記事の更新」という仕事には、記事の内容を決める、必要な素材を集める、取材をする、記事を書くといった準備が必要です。

この作業の一つ一つをタスクと言います。タスクは多くの場合、期限が決まっていて締め切りまでに完了する必要があります。

仕事を全て一人で行う場合は自分のタスクを管理すれば良いですが、チームで仕事する場合そうはいきません。メンバー間で作業を分担しタスクを受け渡しながら仕事を進めていきます。

特にプロジェクトが大きくなってくると関わるメンバーが増え、必要なタスクも多くなります。各自が今やっている作業内容、それぞれの進捗、締め切りを把握しないとプロジェクト全体の進行状況が見えにくくなります。

タスク共有の目的はそれぞれが持っているタスクを可視化し進行状況を把握することです。それぞれの締め切りや仕事量が明確になるため、プロジェクトを円滑に進めやすくなります。

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SONRを使ったタスク共有

SONRでのタスク共有のやり方をご紹介します。

SONR にはプロジェクト単位でコミュニケーションが取れる「ボード」があり、ホーム画面には自分が参加している「ボード」の内容だけが表示されます。

ボードに、

「昨日の会議の議事録をアップします。各自確認よろしくお願いいたします」
「お客様からお問い合わせがありました。◯◯さん、対応をお願いします」

といった内容を投稿すると参加メンバー全員のホーム画面に表示されます。

この時点で受け取った側は「議事録を確認する」「お客様に返信する」といったタスクが発生しています。各自タスクを進めていきますが、不明点があるなど進め方をディスカッションする必要がある場合もあります。その場合は返信でやり取りをします。

タスクが完了すれば「確認」ボタンを押してホーム画面から非表示にします。「確認」したタスクは「ボード」一覧ページに格納されており閲覧が可能です。

また新たな返信がつくとホーム画面に再表示されるため、完了したと思ったけどまだ終わってなかったという場合も心配ありません。

「この間、依頼した件その後どうなっているかな」と不安になった場合も返信をすることで、相手のホーム画面に再表示させられます。

どんどんタスクを処理して「確認」ボタンを押していきます。ホーム画面には今やらなければいけないことだけが表示され、タスクが明確になります。

このようにSONRではメンバーとディスカッションしながら仕事を進めていくため、意識することなくタスクの進捗状況を共有できます。また、タスクごとにやり取りがまとまっているため、話題が混ざる心配がありません。

また締め切りのあるタスクには「カレンダー」が使えます。指定した日時で通知がくるため、うっかり忘れで締め切りが過ぎてしまったということを防げます。

SONRのメリット

SONRでタスクを共有するメリットは以下の点が挙げられます。

かんたんだから全員が利用しやすい

チームでのタスク共有のツールで重要なのはメンバー全員が使えるということです。使ってくれない人がいるとその人のタスクが共有されず、タスクを共有する目的が果たせません。

私たちがこういった共有ツールを使ってくれない方に理由を伺ったところ、使い方が難しい、とっつきにくいということが原因でした。

SONRはシンプルに「新規投稿」「返信」「確認」をするだけでタスクの登録〜共有〜完了ができるため全員で利用しやすいです。

メッセージアプリのような感覚で使えるため、ツールが苦手な方にも導入できたと評判です。

シンプルだからタスクを共有しやすい

タスク共有の重要性がわかっていても登録や完了をする手順が複雑だとタスクを共有するための手間がかかってしまい運用が続かなくなります。

SONRはタスクごとにコミュニケーションを取って仕事を進めるためのツールなのでタスクを共有するために特別なことをする必要がありません。

依頼と同時にプロジェクトのメンバーに共有でき、やり取りが自然と進捗状況の確認になります。タスクの共有漏れや登録し忘れといったことが起きず、自然な形でタスクの共有ができます。

社外メンバーと共有できる

プロジェクトによっては社外のメンバーと協力して進めるものもあります。しかし社内メンバーとは社内コミュニケーションツール、社外のメンバーにはメールと使い分けをするのは大変です。

メールだけで統一すると、CCやメーリングリストなど宛先を変える必要があり、抜け漏れの原因になります。

SONRは3名までは無料で利用可能なため社外の方にもSONRを使ってもらえます。また、社外メンバーはボード単位で招待可能のため、社内の重要なボードを閲覧される心配もありません。

何よりSONRでタスクを共有すれば、CCの入れ忘れや誤送信といったミスがなくせます。

ホーム画面に必要な情報を集約できる

せっかくツールを使っても情報があふれ返っていると、どれが今やるべきことなのかわかりにくくなり判断するための時間が取られてしまいます。

SONRでは自分が参加しているプロジェクト、関係のある情報だけがホームに表示されるため効率的に仕事をこなせるようになります。

完了したタスクは「確認」してホーム画面から非表示にできるため進行中のタスクだけがホーム画面に表示されています。

過去の経緯も共有できる

長期のプロジェクトになると途中で新入社員が入ってきたりメンバーが追加になることがあります。その際に今までの経緯を全て説明するのは大変です。

SONRでは「ボード」のやり取りが一覧に格納されていて、後からボードに追加したメンバーも閲覧可能です。これまでの経緯や進捗状況をかんたんに共有できます。

未来のタスクは「カレンダー」で管理

タスクの中には日時の指定があるものもあります。そういった未来のタスクは「カレンダー」で予定を登録しておくと通知がくるのでうっかり忘れを防げます。

「ボード」の各タスクはURLを取得できるため、予定にメモしておくと作業を進める時に「ボード」の参照がしやすくなります。ディスカッションした内容を確認しながら作業できるので便利です。

また「カレンダー」の予定は他の人と共有できます。複数人での作業が必要なものや二重チェックしたいものなど登録しておくと、全員に通知がきます。

チームでのタスク共有にはSONRがおすすめ！

タスクの共有が不十分だとプロジェクト全体の進行状況が把握できないだけでなく、メンバーそれぞれが持っている仕事量が見えなくなりタスクの適切な割り振りができなくなります。

SONRではチームのタスクをシンプルなコミュニケーションで共有できるようになるのでおすすめです。

社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」

社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

SONRは「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にブラウザや専用アプリから投稿の確認、コメントの返信、予定の確認などができる様になっています。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。

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