仕事の効率に差が出るタスク管理のコツって？

仕事を効率的に進めるために必要なタスク管理。

しかし、タスク管理事態も上手く管理しないと、どんどんタスクに追われることになり、効率的に仕事を進めるどころか逆にストレスをため込んでしまう恐れがあります。

そこで今回は、仕事の効率に差が出るタスク管理のコツをご紹介します。

効率を上げるタスク管理の手順

仕事の効率を上げるために必要不可欠なタスク管理ですが、自己流で管理している人も多いはず。

自己流といいつつも効率的にタスクがこなせている人や生産性の高い仕事ができる人というのは、業務に取り掛かる前に、事前準備として下記の手順でタスクを整理し、スケジュール管理をしていることが多いです。

タスク管理の具体的な手順についての詳細は「仕事の効率を上げるタスク管理の具体的な方法と流れ」の記事で紹介していますが、まず業務を始める前に、タスクをすべて書き出し整理することで今やるべきことが明確にでき、それぞれのタスクの漏れや遅延を防ぐことができます。

タスク管理のコツ

では実際に上記のような手順でタスクの整理を行う際に、ストレスなく管理するためのコツをまとめます。

コツ①：タスクを細分化する

タスク管理をする際、まず初めにタスクをすべて書き出しますが、書き出す際にもコツがあります。それは、「タスクを細分化する」ことです。

タスクをすべて書き出したとしても、内容が大まかであったり抽象的であったりすると、具体的な時間配分や工数管理が難しくなり、期限の遅延や業務の漏れが発生しやすくなってしまうのです。

なので、タスクは自分が取るべき行動が具体的になるまで細分化することが望ましいです。

例えば、取引先に資料を送付する場合、下記の様なタスクに分けられることができます。

上記は極端な例ですが、誰もがしたことのある作業でも、細かく細分化することで、一つ一つの作業に必要な時間がイメージできたり、事前に足りないものが把握できたりするため、スケジュール管理がしやすく効率的に業務を進めることが可能です。

コツ②：タスクごとの作業時間を把握する

タスクを細分化し、スケジュールに落とし込むために、それぞれのタスクにかかる時間の把握をするのも効率的なタスク管理をするコツの一つです。

初めてする作業や、どれだけの時間がかかっているのか把握できていないタスクについては、まず時間を図ってみることをお勧めします。

自分が作業にかける時間を把握することで、1日の仕事量の調整やスケジュール管理がしやすくなり、効率的に仕事を終わらせられるようになります。

コツ③：取引先や上司への確認時間を想定する

タスク管理をする際には、優先順位や作業時間をもとにしてスケジュールを組みますが、その際に必ず想定しておきたいのが、取引先や上司への確認に必要な時間です。

上司であれば社内にいるのでいつでも確認が取れると思いがちですが、外出や急な休みなどで確認時間が取れなくなってしまう場合もあります。また、取引先への確認の場合も、担当者だけでなく先方の社内確認などの時間が必要であったり、そもそも何をするにしても返事がなかなか返ってこない会社もあります。

タスク自体は個人に割り当てられたものであっても、自分以外の予定や状況によってスケジュールを調整せざるを得ないこともあるため、あらかじめ取引先や上司などへの確認時間を想定しておくことが、いざという時に慌てないコツとなります。

コツ④：休憩時間や予備の時間を入れる

タスク管理のコツの４つ目は、スケジュールを組む時に休憩時間や予備の時間を入れることです。 例えば１日８時間勤務だとして、あなたは休みなしに８時間も働くことができますか？ 人間は何時間も集中して仕事をすることはできません。

人間が集中できる時間は90分だと言われており、無理やりデスクの前にいるよりも、こまめに休憩を取り、リフレッシュしてから再度仕事に取り掛かる方が効率的に進めることができます。

タスク管理をする際には自分の集中力に合わせながら、スケジュールに余裕を持たせると、ストレスなくタスクをこなしていくことができますよ。

コツ⑤：一人で抱え込まない

仕事をしているとどうしても業務量が増えてしまう時期や、自分の不得手な業務が出てくることがあります。

しかし「これ以上無理…とは言えない」「頼まれたら断れない…」と、どんどん自分のタスクが増えてしまってキャパオーバーになりそうな時は、断る勇気や誰かに頼る勇気を持つことも大切です。

特にしっかりタスク管理をしていると、今自分が抱えているタスクが目で把握できるので、「今、自分が新しいタスクを抱えることができるかどうか」がすぐに判断可能なので、思い切って相談してみましょう。

コツ⑥：タスク管理ツールを活用する

「タスク管理とは　業務効率を向上させるポイントを解説」でもタスク管理の手段についてお話ししましたが、簡単にタスク管理をするなら、タスク管理ツールを活用するのもコツの一つです。

例えば、弊社で開発しているタスク管理ツール「SONR.（ソナー）」では、メモに個人のタスクと期限を入力しておけば、どのタスクが残っているか、期限はいつまでかなどが一覧で確認可能です。

また、部署やチーム内で共有しているタスクもディスカッションボードという掲示板機能を使って管理が可能です。

タスクが完了したら「確認」ボタンで非表示にできるので、古いタスクで新しいタスクが見つからない！なんてことにもなりません。

• タスク管理が苦手…
• どうしてもタスク管理が上手くいかない…
• 必要なのはわかるけど、そもそもタスク管理が面倒…

…という方は「SONR.」なら簡単にタスク管理ができるので、試してみてはいかがでしょうか？

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