情報共有が進まない!ありがちな失敗事例3選

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情報共有が進まない!ありがちな失敗事例3選

情報共有

「社内コミュニケーションを活性化したい」「会社の情報を一元化したい」、そう思ってツールを導入したのに上手くいかなかった…。

そんな経験はありませんか?

どんなに便利なITツールや、他の組織では上手くできている仕組みを導入しても、チーム全員が情報共有の重要性を認識し、目的を理解していないとなかなか情報共有は進みません。
今回は情報共有が進まない原因と解決策を考えました。

情報共有が上手くいかない原因

一番見てほしい人が使ってくれない!
外出や出張の多い上司や、チームのノウハウを共有したい部下に限って、「自分はなくても平気」「ITとか苦手だから…」とツールを使ってくれない…。

解決策:操作説明会を開催するなど、まずは使ってもらう

「ITが苦手」と言ってやりたがらない人は『新しく操作方法を覚えるのが面倒くさい』のです。

数年前まで「ITが苦手だからスマホは絶対無理!」と言っていた人が、今ではLINEで連絡を取り、SNSをやって、動画を見て…と使いこなしています。つまり最初の「面倒くさい」を乗り越えれば使えるようになります。

また、こういった方はそもそも情報共有をすることは「手間」だと考えています。自分がやれば早く済むのに、いちいちどこかに書き込んで情報を残すのは面倒と感じています。
しかし業務のノウハウを共有し、よく起こるトラブルの対応マニュアルを整備し、F&Aを作るとチーム全員が底上げされ、回り回って自分も楽になるはず。地道に情報共有の説明し、理解してもらうようにすることも大切です。


ITツールが浸透しない
グループウェア、ビジネスチャット、社内SNS…。社内コミュニケーションを活性化するために導入したツールはどれも浸透せず、結局、今まで通り社内メールや口頭ベースでチーム全体での情報共有が進まない。

解決策:社内メール禁止、口頭のやり取りは必ず文面に残すなど、従来のツールを使わない

ITツールに限らず、今までのやり方でできる間はなかなか新しいやり方に移行しないものです。特にコミュニケーションや情報共有に関するツールは全員が使ってくれないと情報があちこちに散らばってしまい、情報が有効活用できなくなります。従来のツールを禁止にするなどして一気に移行しましょう。


導入したら現場が大混乱に!
情報共有ツールを使って日報を書いてもらうようにしたら、

  • 情報共有ツールで共有する人
  • エクセルを共有サーバーにアップする人
  • 社内メールで送信する人

と人によって共有方法が違い、ツールが増えたことでむしろ煩雑に…。

解決策:全員に対して「なぜ情報共有ツールを使うのか」を説明し、ルールを明確化する

情報共有のルールやツールの目的が共有されていないと、人それぞれのやり方ができてしまい、かえって混乱の元になります。
社内での情報共有にはルールを決め、情報が散らばらないようにする、検索して見つやすいようにするといった後から見返しやすくする工夫も大切です。

情報共有ツール浸透に必要なのは「ルールづくり」

社内での情報共有

そもそも情報共有はなぜ必要なのでしょうか。
業務を効率化したい、チームワークを良くしたい、チーム全体の底上げがしたい…など、情報共有をしようと考えた目的があるはずです。

情報共有をするメリットはいくつかあります。

情報共有のメリット

・業務の属人化を防ぐ
・情報収集にかけるコストを下げて仕事を効率化する
・生産性を向上させる
・チームや部署間での連携をスムーズにする
・新たな発想が生まれる環境をつくる

こういったメリットを踏まえ、なぜ情報共有するのか目的が伝わっていないと、「単に情報共有のための手間が増える」とか「自分の知識をライバルに知られたくない」といった考えで情報共有そのものが敬遠されます。ましてやツールを導入すれば「新しいツールに慣れるのは時間がかかるし面倒…今までのままでも良いや」と浸透しないまま終わってしまいます。

また、効果的な情報共有には下記のポイントを押さえることが有効です。

情報共有のポイント

  • 「蓄積」…後から確認できること
  • 「共有」…他の人が見てもわかること
  • 「活用」…その情報に意味があること

これらのためにも「何の情報を」「いつ」「どのように」共有するのかルールを明確にしましょう。
ルールを決めることで情報共有が習慣化され、チーム全体に浸透していきます。フォーマットを配布したり、目的に合った適切な情報共有ツールを選択するのも良いですね。

参考:情報共有はなぜ必要?効率的な情報共有のポイント

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SONR.を導入したお客様の事例

流通 株式会社物研様

クレーム情報の共有に課題を抱えていた物研様では、サーバー上にクレーム情報を記載するファイルをアップしたり、グループメールを利用したりしていましたが、実際には運用されていなかったこと。SONR.を導入してからは全員が情報を共有できるようになり、クレーム数が激減しました。
詳しくはこちら

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