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伝えるって難しい?業務連絡をテキストで上手に伝える方法

社内コミュニケーション 業務改善・効率化

テレワークではウェブ会議もありますが、メールやチャットツールを使ったテキストでのコミュニケーションが中心になりますね。

コロナ渦で初めてテレワークを実践されている方の中には、テキストでコミュニケーションや業務連絡に難しさを感じていないでしょうか?
端的に業務内容を伝えるだけでは冷たく伝わってしまったり、意図と違って伝わってしまうことで業務に支障がおこることもあるかもしれません。

今回は業務連絡を例題にしながら、わかりやすい文章でうまくテキストコミュニケーションする方法をお伝えしたいと思います。

ビジネスチャットの基本。短くわかりやすく伝えましょう

ビジネスチャットでは、短い文章でやり取りするケースが多いため、長文で読まれない場合や短すぎて意図が伝わらないなど、業務連絡に支障がないように心がけましょう。

まずは5W1H意識して用件を短く連絡しましょう

業務連絡を相手にはじめて伝えるときは、まずその内容を1行から2行程度に要約しましょう。
短く事実を連絡することで、最も大切なことを相手に効率よく伝えることができます。

ポイントは5W1Hの中の「いつ」、「だれが」、「なにを」、「どうした」を意識することです。
長文は読む側も大変です。短くすることで忙しい業務中にも簡単に確認してもらいやすく、

緊急性の高い業務対応であればすぐに対応してくれるでしょう。

例:
・本日14時に〇〇株式会社から入電があり、〇〇の件で連絡が欲しいとのことです。
・今月の18日に〇〇さんの送別会を開催します。18時に駅前の〇〇に集合お願いします。

補足や背景を伝えることで相手に理解してもらいやすくしましょう

背景が理解されないまま業務を依頼すると、「なぜ急ぐ必要があるのか」、「なぜクレームになっているのか」など、判断しづらい場合があります。

あらかじめ背景を伝えておくことで、一度のやり取りでもスムーズな業務連絡が可能です。

例:
・急なスケジュール変更で、かなり急がれてました。
・予算が取れないため、コンパクトな提案を希望されています。

「お疲れさまです」は省略しましょう

チャットツールは、簡潔、迅速に業務連絡するためのツールです。

「お疲れさまです」や「お世話になっております」はできるだけ省略しましょう。
どうしても抵抗がある人は、これらの挨拶を禁止するよう社内ルール化することで全員が抵抗なく省略することができるでしょう。

「いいね!」などリアクションボタンの活用しましょう

「了解です」や「ありがとうございます」で終えてしまえるようなケースは、「いいね!」などのリアクションボタンで返信するのがおすすめです。

業務連絡でリアクションが必ず必要な場合は、テキストで「了解です」ときっちり伝え、確認したことをライトに伝えるだけで良い場合は「いいね!」ボタンと連絡内容によって使い分けましょう。

引用を活用しましょう

ビジネスメールなどで昔から活用されていますが、引用(インライン)で連絡することもおすすめです。

相手の質問に対する回答を、自分の言葉に変えて説明すると分かりづらい場合があります。
そういったケースは、先頭に > をつけて、引用(インライン)で返信すると相手も自分の質問に対する回答だと認識してくれやすくなります。

例:
>次回の7月5日のミーティング、何時からがよろしいでしょうか?
13時開始でお願いいたいます。

ポジティブで感情豊かに伝えましょう

テキストでの連絡ではネガティブな表現をしてしまうと、想像以上に不快に感じたり、誤解されて受け取ってしまったりする場合があります。

相手の表情がわからないテキストコミュニケーションでは、マイナスにつながるような発言はできるだけ避け、いつも以上にポジティブな業務連絡を心がけましょう。

ポジティブ表現や発言を心がけましょう

自分ではブラックジョークを交えて会話したつもりでも、相手の受け取り方が違って怒らせてしまうかもしれません。
ネガティブな言葉はできるだけ避け、可能であればポジティブな言葉に言い換えましょう。

業務でA案とB案を選ぶ場合も、片方を「嫌い」や「分かりにくい」などと表現するのではなく、もう片方を「こちらの方が素敵」や「こちらのが分かりやすい」などと伝えてあげたほうが受け取った側も気持ち良いでしょう

例:
・A案が分わかりやすくて個人的にも大好きです!

!や絵文字で感情豊かに表現をしよう😀

同じ言葉でも「いいですね」だけよりも「いいですね!」の方がより感情が伝わってきませんか?

そっけなく見える短い文章では特に有効的です。また、チャットツールでは絵文字も利用できますので「😀」「👍」を利用するのもおすすめです。
取引先などかしこまったやりとりや初対面の方には不向きですので、まずは社内の仲間と業務連絡で利用するのがおすすめです。

例:
・〇〇さんのアイデア流石ですね!
・18日でお願いします👍

わかりやすい言葉を心がけましょう

知的に見られたい一心で難しい言い回しになっていませんか?
業務のテキストコミュニケーションは、短くわかりやすくが基本です。

かしこまった「感謝申し上げます」より「ありがとうございました」で良い場合がほとんどではないでしょうか。

また、「有難うございました」のように漢字をつかうと堅苦しい印象になりがちですので、ひらがなを使ってやわらかさを表現することも大切です。

例:
・ご対応ありがとうございました。

テキストコミュニケーションではわかりやすく、感情豊かに

いかがだったでしょうか。業務連絡の中心になりつつあるビジネスチャット。
短く効率の良い文章で、かつ感情を込めて伝えることが、テキストコミュニケーションのポイントでした。

リアルなコミュニケーション同様、相手を思いやる気持ちが大切ですね。

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