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メモを取ることを実践して仕事を効率化しよう

業務改善・効率化
メモを取ることを実践して仕事を効率化しよう

スマホやパソコンが中心の生活となり、紙にメモを取る人が少なくなりました。

しかし、メモを上手に取ることで情報の整理やアイデア出しに活用でき、
仕事の効率化に繋がることも。

今回はメモを取ることの必要性や、そのメリットについてまとめてみました。
メモを取る際のポイントも一緒に紹介するので、ぜひこれらを参考に、実践してみてください。

メモを取る理由とは?

メモを取る理由とは?

デジタルな時代になった今でも、仕事をしていると会議や商談中、電話の用件、
また上司からの指示など、誰でも何かしら紙にペンを走らせるシーンがあるかと思います。

忘れてはいけない情報を記録するためでもありますが、実はほかにも色々な役割があります。
メモを上手に取ることができれば情報の整理ができ、アイデアが生まれることも。

その結果、効率的に仕事ができ、業務の生産性も上がります。

「仕事ができる人はメモが上手」といわれるのも、メモの役割を活用できているからです。
普段メモを取る癖がない人も、上手く習慣に取り入れてみてください。

メモを取るメリット

メモを取るメリット

メモを取る理由について説明しましたが、「とりあえず残しておこう」とただ漠然とメモを取るだけでは、メモの効果は発揮できません。

改めてメモを取ることのメリットを知った上で、その先にある“目的”を意識しましょう。

自分にとっての備忘録になる

メモを取る一番の理由は、覚えておきたい情報を残しておくためです。

人は忘れたくなくても、忘れてしまう生き物。仕事をしていると、物事をど忘れして「あれはどうだったっけ?」となってしまうこともあります。

メモを残しておく習慣があれば知りたい情報をすぐに振り返ることができ、仕事上で情報の漏れが出ることもありません。人に同じことを質問することも減るでしょう。

また聞いたときは理解していたつもりでも、時間が経てば忘れることも。
自分が携わっている業務の内容や、業務を通じて得た知識はメモを取って保管しておきましょう。

蓄積された情報は、自分にとっての財産となります。

目の前のことが整理できる

メモを取っておくと、後で読み返したときに自分が知りたい多くの情報が得られます。
それらの情報を取捨選択していくと優先事項も見えやすくなり、自分の目の前にあることの整理にも。

今の状況を把握して、物事の整理や要点をまとめる力が身に付きます。

アイデアが生まれやすくなる

メモを取る習慣があると、普段の日常生活で何かアイデアが思いついたとき、すぐにメモ書きすることができます。

書くのはアイデアだけでなく、何気なく頭に浮かんだことでも構いません。
その溜まった情報を後で振り返ることで、仕事の企画などに活かせるでしょう。

また今頭の中にあることを紙に書き出し語源化することで、自分の考えがまとまります。
物事の問題点や目指すべき課題も浮かび上がり、アイデアの発想につながりやすくなります。

メモを取る時のポイント

メモを取る時のポイント

一番大切なのは、自分で取ったメモをきちんと活かすことです。

上手にメモを取ることは立派なビジネススキル。
以下のポイントを踏まえて、出来るビジネスパーソンを目指しましょう。

メモは一冊のみを使う

情報をまとめるなら、メモは一冊に決めてしまいましょう。
何冊もあるとどの情報をどこに書いたか、また時系列も混乱し、見返しづらくなります。

また自分に取って使いやすいメモを選ぶのも重要です。
メモ用紙はバラバラになるので避けて、サイズや厚みなど、持ち運びしやすいものを。

いつでもメモが取れる環境にしておくことで、習慣が身に付きます。

すべてをメモしようとしない

学生時代に「黒板を丸写ししない」と先生から言われたことがある人もいるかと思いますが、
メモを取る上でも同じことが言えます。

会議の内容や仕事の会話をそのまま書き写して記録するのはNG。
時間がかかることはもちろん、後で見返したときに重要なポイントがわからなくなってしまいます。

“要点を自分の中でまとめて書く”という行為は、記憶の変換にもなります。
慣れない人は、まずは重要なキーワードだけを選んで抜き書きしていきましょう。

余白を空けておく

メモを取るときは1ページごとに余白を取りましょう。
余白があるからといって、罫線を引いてぎっしり書き込む、といったことは避けたいもの。

情報が見づらくなることはもちろんですが、後に関連づいた情報を書き足したり、思ったことを加えたりすることができます。

メモは一度書いたら終わりではありません。
自分にとって重要な情報をピックアップし、編集してまとめていくことで自分だけの大切な一冊となります。

ペンの色を使い分ける

メモを見返したとき、ペンで色分けしておくと情報がより見やすくなります。

基本的なことは「黒」で、最も重要なことは「赤」、補足などは「青」といったように自分の中でルールを作ってまとめるとよいでしょう。

以下の表も参考にしてみてください。

  • 基本色⇒黒(覚え書きやタスクなど基本の情報)
  • 強調色⇒赤(重点や締切など押さえておきたい情報)
  • 補助職⇒青(次に重要なもの、補足などの情報)

あまりカラフルにしすぎるとかえって見づらくなるので、シンプルに3色ほどで使い分けるのがおすすめです。

メモを書くこととツールを併用

この記事では手書きのメモについてご紹介しましたが、まとめた情報はスマホのアプリやツールと併用することで利便性を追求できます。

書いたメモの中の継続的に必要な情報がある場合は、他のツールにも移してまとめて管理しておくとより正確な仕事へと繋がるでしょう。

今はさまざまなメモツールがあるので、自分に合ったものを選んで活用しましょう。

弊社のツール「SONR(ソナー)」もメモ機能があるので、過去記事「メモ機能を活用した抜け漏れチェック」も参考にしてみてください。

メモを取った情報をまとめるなら「SONR」がおすすめ

社内コミュニケーションツール「SONR(ソナー)」


社内コミュニケーションツール「SONR(ソナー)」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

SONRでは、投稿を自分用に保存するメモ機能があります。
大事な投稿や備忘録として保存しておきたいものなどはメモ機能を使うことで、常に画面に出しておくことが可能です。

またSONRは「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にブラウザや専用アプリから投稿の確認、コメントの返信、予定の確認などができる様になっています。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

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