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チームの生産性を向上させるタスク管理方法

タスク管理
チームの生産性を向上させるタスク管理方法

チームでプロジェクトに当たっていると、作業を依頼することや依頼されることはありませんか?こういった作業の単位をタスクと呼びます。

では皆さんはこのタスクを本当の意味でチームで共有し管理できているでしょうか?

今回は、チームでタスクを共有するメリットに焦点を当ててご紹介します。
タスク管理と業務効率を向上させるポイントについては『タスク管理とは 日業務効率を向上させるポイント』の記事でご紹介しています。

チームでのタスク管理の重要性

チームの大小にかかわらず、業務やプロジェクトなどを進行している際には多くの人と関わる必要があります。
多くの人とタスクの受け渡しとタスクの完了を進めることで、業務やプロジェクトは進行していると言えます。

そして、プロジェクトを進行させるためには、チームの管理者はチームのメンバーにタスクを適切に配分し、誰がどのタスクを担っているのかを明確にしている必要があります。

チームのリーダーはメンバーのタスクを可視化し、タスクの進行状況からプロジェクトの進捗を図り調整することで、業務やプロジェクトが成功するように運びます。そのため、業務やプロジェクトの成功の可否はタスク管理にかかっていると言っても過言ではありません。

逆に、タスクが可視化されていない状態や進捗が見えない状態、すなわちブラックボックス化している状態では、業務やプロジェクトの成功は見込めません。

タスク管理において、タスクのブラックボックス化は一番恐るべき事態なのです。そしてこのブラックボックス化が一番起きやすい原因が、タスクの個人管理ではないでしょうか?

多くのチームの場合、週に1度のミーティング時に業務の進捗とこれからしなければいけないタスクを報告しているかと思います。
また、この場で新たに発生したタスクについてはチームリーダーから担当者に割り振られることもあるでしょう。

ただ、この場合はタスクを可視化して、個人個人に振り分けることまではできましたが、これは本来の意味でのチームでの共有には至っていません。

それは何故でしょうか?

個人個人にタスクを振り分ける方法では、タスクを振り分けたチームリーダーとタスクを実行する担当者の当事者間でのみ共有となってしまいます。
また、この方法では全体のプロジェクトの進捗の把握をリーダーだけがすることになり、結果として次々とタスクを進めることができにくくなります。
これでは結局のところタスクを個人管理することになってしまい、タスク漏れの発生しやすいタスクのブラックボックス化に陥る傾向にあります。

チームでタスクを管理する際には、全員のタスクの『優先順位、締め切り、進捗』をチームメンバー全員で共有し、プロジェクト全体の進捗の可視化や他の人のタスクを手伝える環境を整えることが重要であり、チームメンバー全員が把握できる用にタスク管理の手法も統一している必要があります。

チームでタスクを管理する際には以下に注意しましょう。

  1. 全員でタスクを共有し、タスク漏れのリスクを下げましょう。
  2. 全員がタスクの優先順位、締め切り、進捗報告ができる環境を作りましょう。
  3. タスク管理の手法は統一し、できるだけ簡素化しましょう。

チームで利用する事に向いている手法は?

チームで利用する事に向いている手法は?

タスク管理にはいくつかの方法がありますが、タスク管理の手法については『仕事の効率を上げるタスク管理の具体的な方法と流れ』の記事に記載していますので、ここではチームでの共有に絞って記載します。

4つのタスク管理方法
  • タスク管理ツール
  • 表計算ソフト(エクセル・スプレッドシート)
  • メール
  • 手書きのメモ

手書きのメモ

最も手軽で始めやすい方法ですが、この中でチームでタスクの共有管理に最も向いていないとも言えます。
メモは個人管理になってしまうので、その観点で向いていないだけでなく、紛失の恐れもあります。また、遠隔地など別の場所にいる担当者同士での共有管理ができずおすすめはできません。

メール

全ての企業で利用されていると言っても過言ではないコミュニケーションツールですが、プロジェクトや業務ごとにフォルダを作成し、タスクとして管理する方法はあります。
メリットは社内外問わずやりとりができることですが、欠点として、メールの本文内には多くの場合2つ〜3つ程度のやりとりが含まれます。
その場合はタスクごとの管理ができず、管理ツールとしては難しいと言えるでしょう。

表計算ソフト(エクセル、スプレッドシート)

エクセルは多くの企業でも取り入れられている手法ではないでしょうか?
ただし、エクセルでの管理は他ユーザーが使用している間は使用できず、保存を忘れると入力し直さなければいけないため、手間が多いとも言えます。

その点、Googleスプレッドシートはブラウザ上で管理でき、同時に作業可能となっているので、タスク管理の点では優れています。タスクの一覧化は可能ですが、検索や関連性を探す際には操作が困難という点もあります。
また、プロジェクト毎にファイルを横断しなければいけないので手間はあります。

タスク管理ツール

この中でチームのタスクを管理するのに一番有効な手段は、「タスク管理ツール」です。
タスク管理ツールはブラウザやアプリで使えるものが多く、チーム全員で同じタスクを管理できるメリットがあります。
そのため、ミーティング時にはこのツールを全員で見ながら、タスクの完了、進捗報告、追加などが簡単にできます。

またコミュニケーション機能が内包されているツールでは、よりタスクの共有が進みます。なぜなら、タスクは週に1度のミーティングの時にしか発生しないものではありません。
方向性について確認した際や、チームのメンバー内で相談している際など会話の中からタスクが発生することが多々あります。
それらのタスクは共有しなければ当事者が忘れてしまうと、タスク漏れの原因となります。

そう言った意味でも、タスク以外のコミュニケーションが取れるツールで管理することをおすすめしています。
またこう言ったツールを活用することで、来年度以降に業務やプロジェクトのメンバーが変更した際にでも、過去のタスクを閲覧できることで、経緯が把握できる様になります。

タスク管理ツール 選び方のポイント

タスク管理ツール 選び方のポイント

機能面

チームでタスク管理ツールを使う際には、以下の機能が備わっている物を選んでください。

  • リスト機能 (タスクを参加メンバーが一覧で確認できるか)
  • 検索機能 (過去のタスクの掘り起こしができるか)
  • コミュニケーション機能(タスクについてディスカッションできるか)

上記に加えて、下記の機能があるとより便利に使えるでしょう

  • ファイル共有機能(添付ファイルの種類など)
  • 外部ユーザーの招待機能(社外の担当者を招待できるか)
  • プロジェクト管理機能(プロジェクト毎にタスクが管理できるか)

費用面と参加可能ユーザー数

月額のランニングコストについても比較検討しましょう。
多くのツールはサブスクリプションでの契約となります。
1ユーザー毎の課金もあれば、一定数のユーザーで課金する方式もあります。
自社のメンバーで誰に必要なのかも含めて検討しましょう。

使用感

ツールは使用するメンバーにとって簡単に使用できるものがいいでしょう。
またツールベンダーの導入支援やサポートの体制の有無についても比較項目になります。

それらを踏まえた上で、ツールを選ぶといいでしょう。
タスク管理ツールには、カンバン方式やコミュニケーションツール一体型があります。

『カンバン方式』
代表的なツール(Jira software)
カンバン方式でタスクを管理でき、連携できるツールが多いのが魅力のツールです。世界中で利用されているため、英語や日本語に対応していますが、運営されている言語は英語になります。

複雑なタスクの管理やチームの管理ができる一方で、操作面などで一定のITリテラシーが必要です。

『コミュニケーションツール一体型』
代表的なツール(チャットワーク)
国産のチャットツールとしてシェアの高いツールです。
チャット画面からタスクを登録できるため、初めての方でも使いやすいものとなっています。ただ、チャットツールは一つの画面でプロジェクトにまつわるやりとりをする必要があり、タスクに関するやりとりが混ざってしまう可能性があります。

チームでのタスク管理は、SONRがおすすめ

SONRは、社内コミュニケーションツールとして全国の中小企業1000社以上での導入実績があるツールです。

最大の特徴は「ボード」と呼ばれるプロジェクトごとにコミュニケーションが取れる掲示板機能と、その「ボード」のなかでタスク毎にコミュニケーションが取れる形式を採用しています。

やりとりは下記の画像の様に進捗し、完了した投稿については「確認ボタン」で一覧画面から非表示にすることで、タスクの管理とコミュニケーションが一体となって進行できます。

また、非表示にした投稿は「ボード」に格納されていますので、簡単に閲覧できます。

新しくユーザーを追加した際にでも過去の投稿は閲覧が可能なので、プロジェクトの経緯や今までの進捗確認などが容易にできます。

ファイルについても投稿内で可能となっており、PDFデータはSONR内でプレビュー表示ができるため、予め確認してからダウンロードができます。
また過去に投稿したファイルはボード毎に一覧になっているので検索も簡単です。

また社外のメンバーについてはボード単位で招待が可能なので、社内の重要なボードを閲覧される心配もありません。普段使っているツールのまま社外のメンバーともやりとりができるので、より業務やプロジェクトに集中できる環境を構築できます。

社内コミュニケーションツール「SONR(ソナー)

社内コミュニケーションツール「SONR(ソナー)」

社内コミュニケーションツール「SONR(ソナー)」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

SONRは「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にブラウザや専用アプリから投稿の確認、コメントの返信、予定の確認などができる様になっています。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

SONRの特長
  • シンプルで誰でもかんたんに操作ができる
  • 300名までで月々2万円 中小企業が導入しやすいプラン
  • 組織外メンバーとも共有可能
  • 全国の中小企業1,000社以上での導入実績

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。
まずはお気軽にご相談ください。

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SONRHPはこちら

タスク管理ツール「SONR」の導入事例

サービス業 東洋商事株式会社様

難航していたタスク管理やスタッフ間のやりとりのシステムをシンプルに分かりやすく一本化。コミュニケーションの活性で業務の効率が格段にアップしました。
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飲食業 株式会社ポムフード様

一つのテーマの中の複数のタスクを細かく見える化。ひとつひとつのタスク完了が見えることで全体の進捗を管理し効率化が実現しました。
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飲食業 株式会社JACKカンパニー様

SONR.を導入してから、タスクごとにディスカッションができるようになり、大事な用件も忘れず管理できるように。色々な煩わしさを排除し、働き方改革が実現できました。
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SONR.の導入事例はこちら