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情報共有ツール導入のメリット・デメリットとは

情報共有

働き方改革がされてから1年以上がたちました。
『働く環境を整えて、残業時間を減らし、効率化して、生産性をあげる』のなかで企業で働く皆さんにとって目に見えて分かりやすいのは「残業時間の規制」。
多くの企業で残業の規制や管理が、今までよりも厳しくなったのではないでしょうか?

ただ、単純に残業時間を規制しても仕事の量そのものが変わらなかったり、人員が足りなかったりという状況から、中には「早朝出勤」「サービス残業」「休日出勤」となっているという声も・・・

参考:「残業は減っても仕事量は減らない」働き方改革法施行に悲痛な声 “見えないサービス残業”が蔓延?

根本的に残業時間を減らす為に、業務で時間がかかっているところはないか(※1)や、業務にロスがないか(※2)など業務そのものを見直す必要がでてきました。

(※1)詳しくはブログ「時間を制するために」やダウンロード資料「時間を制する5つのステップ」を参照
(※2)詳しくはブログ「生産性を高めるヒント」やダウンロード資料「生産性を高める5つのヒント」を参照

限られた時間の中で、できるだけ業務を効率的に進めるためには、円滑な情報共有が必須です。
ですが、従来通りのやり方では社内に情報を共有させるには時間がかかっていることがわかっています。

情報共有に活用しているメールが業務効率を下げている!?

情報共有に活用しているメールが業務効率を下げている!?

多くの企業で情報共有にメールを活用していますが、その『メール』が業務の効率を下げている可能性も指摘されています。
では具体的にメールを情報共有に利用する上での課題にはどういった特徴があるのでしょうか?

情報共有ツールとしてのメールの課題

メールの課題

(1)社内スタッフとのメールと取引先とのメールが混ざり、重要な要件を見逃してしまう。
(2)過去のやりとりをさかのぼって内容を把握することが困難。
(3)直接関係のない内容も「とりあえず・・・」でCCやBCCに入っている。
(4)あとで処理しようとして忘れ「抜け」や「漏れ」が多発する。

普段メールで情報共有や業務のやり取りをしている方なら、心当たりがあるのではないでしょうか。

しかも、メールの返信を1件1件こなすだけでも、予想以上に時間がかかっていて、調査によるとメールの作成業務には1日あたり平均69分もかかっているとの報告もあります。

そのため近年では、社内・社外のやりとりが混在しコミュニケーションの効率を下げるメールをやめて、効率的に情報共有ができるツールを導入する企業も増えています。

全体の平均は1通あたり6分で、送信数の平均が1日11.59通のため、1日につき約69分、メールの作成に費やしていることになる。

仕事のメール作成に平均1日69分かけていることが判明 1通にかける時間は「5分」が最多 | キャリコネニュース | Page 2
情報共有の重要性とは?共有不足で生じる問題点とその解決策
情報共有の重要性とは?共有不足で生じる問題点とその解決策

https://guide.sonr.jp/blog/2444.html会社の生産性向上には情報共有が欠かせませんが、なかなか社内でできていなくて問題が起きていませんか?情報共有がなぜ必要なのか、理由と効果的な方法を考えました。

情報共有ツール:ビジネスチャットやグループウェア

情報共有ツール:ビジネスチャットやグループウェア

企業でよく利用されている情報共有ツールの代表的なものとしては、ビジネスチャットやグループウェアがあります。
情報共有ツールは従来のメールよりも、円滑に情報を共有するだけでなく、職場でのコミュニケーションが取りやすくなるという利点が挙げられます。

ビジネスチャット/グループウェアのメリット

1.メールと比べて圧倒的に効率的

メールでは、宛先、件名、挨拶などが必要でした。
情報共有ツールでは、そういった前文が不要ですぐに要件からコミュニケーションを始めることができます。
しかも情報共有ツールによっては、内容を確認したことを知らせるボタンがあるので、わざわざ「確認しました」とメッセージを送らなくても誰が確認したかがすぐわかるのが忙しい時には助かる機能。

2.プライベート向きのLINEにはない安心のセキュリティ

社内の重要情報や取引先の情報などのやりとりは、誤送信の危険性やアカウント乗っ取りの危険性があるプライベート向けのツールでは不安が残ります。
しかし、ビジネス向けに開発されているツールであれば、セキュリティも万全で、近頃では大手企業でも導入が進んでいます。

参考:実は危険! SNSの個人アカウントを社用で利用するリスク

3.誤送信でも、送信した内容の取り消しや編集が可能

メールは一度送信してしまうと、取り消しや編集ができませんでした。
情報共有ツールでは、たとえ間違えて発信しても、送信内容の取り消しや編集が可能です。

しかし有名なビジネスチャットやグループウェアには構造的な課題も潜んでいます。

ビジネスチャット/グループウェアのデメリット

  1. 一つのグループで関係するあらゆるやりとりをするために、情報がどんどん流れてく。
  2. 一つの物事に対して、過去のやり取りをさかのぼることがほぼ不可能。

上の画像のように、グループ内で関係するやり取りを全てしてしまうと、情報が混ざってしまうことも。

また、社内の情報はあとあと検索で探し出せることで効率化にも繋がります!

業務効率化や生産性向上の課題を解決できる情報共有ツールは、多くのツールがありますが、ぜひ選び方も知っておいてください。
特に中小企業においてはツールの便利さももちろんですが、コストも気になるところ・・・

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールにどういった機能を求めているか

情報共有ができるツールには、サービスによってさまざまな機能が利用できるものがあります。
例えば、掲示板の役割を果たすメッセージ機能だけでなく、個人間のチャット機能、社内でファイルを共有する機能やタスク管理、スケジュール管理など様々です。

それぞれの企業が抱える課題に合わせてサービスを選択することが重要です。

従業員が使いこなせるツールか

情報共有ツールを導入した後の課題で多いのは、従業員が使いこなせるかどうかです。

  • 操作が複雑すぎて理解できない
  • 画面が見にくくて結局使わない
  • 機能が多すぎて一部の人しか使っていない

従業員がツールを管理することができなければ、情報共有の円滑化という課題の解決には至りません。
ですので、従業員のITリテラシーに合っているかどうか、無料期間などを利用してテスト導入をしてみるのも手です。

社内コミュニケーションツール「SONR(ソナー)」なら、誰でも使いやすいシンプルな機能が揃っていて、しかも3ユーザーまで無料で利用可能なので、情報共有ツールを一度試してみたい企業の担当者様におすすめです。

利用者の範囲とコストは?

情報共有ツールを選ぶ際に一番気になるのがコストです。

ツールによっては、一人当たりの利用料金設定だったり、〇人までならいくら…という料金設定だったりと様々です。

情報を共有したい範囲がチーム単位なのか、会社全体での利用なのか、社外とも共有するのかなど、利用者の範囲と運用コストを調査した上で、規模に見合った情報共有ツールを導入することが大切です。

全国の中小企業1,000社以上で導入!
社内コミュニケーションツール「SONR」でスマートに情報共有

SONRは、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができます。
また、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

コストも300名までで月々2万円と、中小企業が導入しやすいプランです。

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。

まずはお気軽にご相談ください。

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